Linova Software GmbH

„Wir waren immer schon in erster Linie IT-Firma und haben deshalb viel selbst gemacht und Kompetenzen aufgebaut. Wir sind und waren stets Vorreiter, weil wir exzellente Mitarbeitende und viel Können haben“, zeigt sich Löhr überzeugt. Nicht zuletzt deshalb galt bei Linova dementsprechend immer die Vorgabe: „On-Premises first“, sinngemäß „alles, was wir lokal, im eigenen Rechenzentrum machen können, sollte auch dort gemacht werden“. Zwar hat dabei lokale IT stets Vorrang, aber wenn es nicht anders geht, darf auch mal eine Cloud herhalten.

Dafür hat sich die Linova selbst eine Umgebung aufgebaut, die für die eigene Softwareentwicklung passt, inklusive Ticketsystemen und Source-Code-Verwaltung, „Wir haben da viel ausprobiert und sind wie viele andere irgendwann bei Atlassian gelandet. Uns war klar, dass die nicht die Billigsten sind, aber immerhin gab’s das auch On-Premises und passend mit dem Dreigestirn Jira (Ticketsystem), Confluence (Wissensmanagement) und Bitbucket für die Quellcodeverwaltung.“

Doch schon zwei, drei Monate nach dem Umzug kam die Schreckensmeldung in Form der „Journey to the cloud“: Mit diesen Worten kündigte Atlassian deutliche Preissteigerungen an, vor allem für die Kunden, die lokale Installationen betreiben möchten oder müssen – in einzelnen Fällen mehrere hundert Prozent. „Die Gespräche mit Atlassian verliefen am Ende im Sande, so dass es uns schnell klar war, dass wir uns erneut auf die Suche begeben mussten“, erinnert sich Löhr. „Zu Atlassian in die Cloud wollten und konnten wir nicht, auch wegen des geistigen Eigentums unserer Kunden.“

Gleichzeitig bereitete Linova vier ISO-Zertifizierungen vor. Dafür war ein neues System erforderlich, das die Strukturen des Managementsystems abbildet und neue Kundenanforderungen nicht zuletzt hinsichtlich Lieferketten und gesetzlicher Vorgaben berücksichtigt.

Linova erarbeitete sich erfolgreich in den nächsten Monaten die ISO-Standards 9001 (Qualitätsmanagement), ISO 14001 (Umweltmanagement), ISO 27001 (Informationssicherheit) und ISO 45001 (Arbeitsschutz). Die Zertifizierungsprozesse beeinflussten erwartungsgemäß auch die Suche nach einem Nachfolger für Atlassians Produkte: Von Anfang an suchte man ein neues System mit grundlegenden Funktionen für Integrierte Management Systeme (IMS). „Das fängt ja bereits bei simplen Freigaben und Workflows an, im Idealfall kann ein IMS aber alle Managementfunktionen abbilden. Das Zauberwort ist ‚Integriert’“ (Löhr).

Zwar hatte Linova in der Vergangenheit bereits mit MediaWiki und mit Xwiki gearbeitet, vieles aber gleich wieder verworfen. Doch die erneute Recherche nach Wissensmanagementsystemen mit IMS-Integration brachte die Münchner wieder zu BlueSpice. Die Entscheidung fiel nicht nur wegen der regionalen Nähe, sondern gerade auch wegen der IMS-Unterstützung und den Migrationstools für Atlassian-User.

„Das ist alles gar nicht so lange her, die eigentliche Migration war 2025. Das Lizenzmodell und die Möglichkeit, das System lokal, gehostet oder in einer Cloud aufzubauen, hat uns gefallen.Wir haben gleich losgelegt mit Demo-Instanzen und Testfällen. Schnell haben wir gemerkt: Das was BlueSpice (noch) nicht konnte, störte uns nicht so, damit konnten wir leben. Und dann haben wir uns von Hallo Welt! Formulare bauen lassen.“ (Löhr)

Abbildung 1: IMS Handbuch von Linova in BlueSpice

Schon im ersten Schritt des Migrationsprojektes baute Linova ein IMS in BlueSpice auf, auch um Erfahrungen damit zu sammeln. Schnell war klar: IMS in BlueSpice würde auch für das Kerngeschäft taugen. Die „Bereiche“ in Atlassian werden zu „Namespaces“ in BlueSpice, teils geht das schon automatisch, teils macht man das manuell.

Den Farmmodus braucht Linova nicht, ein Wiki mit über hundert Namespaces reicht, auch wenn die Firma „jedes Projekt, jedes Gremium mit einem separaten Namespace“ abbildet. So wurden auch die Geschäftsbereiche (direkt unter der Geschäftsführung) zu Namespaces, ebenso die (Atlassian-)Bereiche für verschiedenartigste Gremien und Arbeitsgruppen, und logischerweise hat auch die Geschäftsführung selbst einen eigenen Namespace.

Das Ganze funktioniert seit mittlerweile anderthalb Jahren wunderbar, Confluence ist tot, „seit Ende 2025 halten wir es nur noch vor, ohne dass Mitarbeiter mehr darauf zugreifen“. Bei Linova haben über 50 Personen BlueSpice-Zugang, dazu kommen auch Kunden mit Zugriff, insgesamt über 60 Benutzer.

Abbildung 2: IMS Handbuch von Linova in BlueSpice

Semantic MediaWiki Query Language, die Abfragesprache in BlueSpice, macht es Linova möglich, die Software nicht nur als Dokumentablage, sondern auch als Ablage für semantische Infos zu nutzen und in gewissen Grenzen auch intelligent abzufragen. Löhr ist sehr zufrieden: „Das bildet im Prinzip die Basisfunktionalitäten eines relationalen Datenbanksystems ab, man kann zum Beispiel alle Systeme abfragen, auf denen ein Benutzer Rechte hat. Auch die KI-Funktionen sind für uns spannend, vor allem weil sie auch lokale Modelle unterstützen.“