Die 5 besten Cloud-basierten Wiki-Lösungen
Ein Feature-Vergleich

Ideal für: Unternehmen, die ein strukturiertes Wissensmanagement benötigen, das mit ihren Anforderungen wächst

Kernfunktionen: BlueSpice wurde für professionelles Wissensmanagement entwickelt und erweitert die Möglichkeiten von Standard-Wiki-Plattformen um eine Reihe von Funktionen auf Unternehmensniveau. BlueSpice basiert auf der gleichen Grundlage wie Wikipedia und bietet leistungsstarke Tools wie Freigabe-Workflows, semantisches Tagging, Versionierung und integrierbare KI-Funktionen. BlueSpice Cloud wird in Deutschland gehostet, was die Einhaltung der GDPR und hohe Standards für die Datensicherheit gewährleistet. Die Plattform umfasst auch einen benutzerfreundlichen visuellen Editor und flexible Berechtigungskontrollen, die es Teams leicht machen, ihre Dokumentation gemeinsam zu verwalten und zu skalieren.

Überlegung: BlueSpice bietet zwar einen umfangreichen Funktionsumfang, doch kleinere Teams oder Startups mit sehr grundlegenden Dokumentationsanforderungen könnten die Plattform anfangs als unnötig umfassend empfinden. Allerdings stellt genau diese Skalierbarkeit von BlueSpice sicher, dass das System mitwachsen kann und nicht gewechselt werden muss, sobald die Dokumentationsanforderungen komplexer werden.

Ideal für: Teams, die bereits Atlassian-Produkte wie Jira verwenden und eine nahtlose Integration in ihren Workflow wünschen

Kernfunktionen: Confluence ist ein Team-Workspace, der für seine Schnittstelle und Integrationsmöglichkeiten mit anderen Atlassian-Tools wie Jira, Trello und Bitbucket bekannt ist. Es ermöglicht Teams, Dokumente in Echtzeit zu erstellen, zu organisieren und gemeinsam zu bearbeiten, mit Funktionen wie Inline-Kommentaren, Seitenversionierung und vorgefertigten Vorlagen für eine schnelle Dokumentation. Als Cloud-basierte Lösung bietet Confluence regionale Datenhosting-Optionen, darunter die EU, die USA und Australien. Unternehmen können so wählen, wo ihre Daten gespeichert werden, um Compliance-Anforderungen zu erfüllen.

Überlegung: Während Confluence innerhalb des Atlassian-Ökosystems effektiv ist, können Teams, die nicht mit Jira oder anderen Atlassian-Tools arbeiten, das volle Potenzial der Plattform weniger gut ausschöpfen.

Ideal für: Teams, die einen hochflexiblen All-in-One-Arbeitsbereich suchen, der Dokumente, Tabellenkalkulationen und Anwendungen kombiniert

Kernfunktionen: Coda verbindet die Einfachheit von Dokumenten mit der Leistungsfähigkeit von Datenbanken und Tabellenkalkulationen und bietet eine Plattform, auf der Benutzer benutzerdefinierte Workflows, Tracker und kollaborative Dokumente erstellen können. Die Cloud-basierte Infrastruktur ermöglicht es Teams, dynamische Seiten mit Tabellen, Buttons, Automatisierungen und Integrationen mit Tools wie Slack, Google Calendar und GitHub zu erstellen. Coda hostet seine Cloud-Daten in den Vereinigten Staaten und befolgt branchenübliche Sicherheitspraktiken, einschließlich SOC 2 Typ II-Konformität, granulare Zugriffskontrollen sowie Datenverschlüsselung bei der Übertragung und im Ruhezustand.

Überlegung: Aufgrund der großen Flexibilität und der App-ähnlichen Funktionen kann Coda für Benutzer, die eine traditionellere, strukturierte Wiki-Erfahrung suchen, überwältigend sein. Teams müssen möglicherweise im Vorfeld Zeit in die Gestaltung ihrer idealen Einrichtung investieren, insbesondere wenn sie über den grundlegenden Dokumentationsbedarf hinaus skalieren wollen.

Ideal für: Unternehmen, die eine spezielle, eigenständige Wissensdatenbank für externe Benutzer oder den Kundensupport benötigen

Kernfunktionen: Document360 dient der Erstellung öffentlicher und privater Wissensdatenbanken, wobei der Schwerpunkt auf Struktur, Navigation und Wiederverwendung von Inhalten liegt. Es unterstützt erweiterte Analysen, Versionskontrolle und ein robustes Kategorienmanagement und ist damit ideal für Produktdokumentationen, FAQs und Self-Service-Portale. Die Cloud-Infrastruktur der Plattform wird in mehreren Regionen gehostet, darunter in den USA, Europa und Asien, so dass die Kunden den bevorzugten Datenstandort wählen können, um den Compliance-Anforderungen gerecht zu werden.

Überlegung: Document360 eignet sich zwar hervorragend für die Erstellung von Dokumentationen für Kunden, ist aber für die interne Zusammenarbeit und komplexe Wissensmanagement-Workflows nicht so geeignet. Teams, die ein vollständig integriertes internes Wiki oder eine umfassendere Plattform für die Prozessdokumentation suchen, werden feststellen, dass der Funktionsumfang für diese Anwendungsfälle etwas eingeschränkt ist.

Ideal für: Startups und kreative Teams, die einen All-in-One-Arbeitsbereich für Notizen, Dokumente, Wikis und Aufgabenverwaltung suchen

Kernfunktionen: Notion kombiniert Dokumente, Datenbanken und Aufgabenverfolgung in einer benutzerfreundlichen Oberfläche und ist damit ein Favorit für Teams, die Wert auf Flexibilität und Design legen. Es ermöglicht Benutzern, miteinander verbundene Seiten zu erstellen, Medien einzubetten, Kanban-Boards zu erstellen und in Echtzeit zusammenzuarbeiten. Die Cloud von Notion wird hauptsächlich in den Vereinigten Staaten gehostet, und die Plattform umfasst Sicherheitsmaßnahmen wie SOC 2 Typ II-Konformität und Zugriffskontrollen für den Arbeitsbereich. Mit der zunehmenden Unterstützung von Unternehmensfunktionen wie SSO, Audit-Protokollen und Admin-Tools entwickelt sich Notion zu einer skalierbaren Lösung sowohl für kleine Teams als auch für größere Organisationen.

Überlegung: Obwohl Notion in hohem Maße anpassbar ist, kann seine freie Form zu inkonsistenten Strukturen in Teams ohne klare Richtlinien führen. Darüber hinaus könnten Nutzer, die mit komplexer Dokumentation arbeiten oder eine fortgeschrittene Content Governance benötigen, den Funktionsumfang von Notion im Vergleich zu traditionellen Wiki-Systemen als weniger robust empfinden.