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Was ein Firmenwiki einzigartig macht

13.02.2020

Fangen wir doch mal ganz von vorne an: Was ist eigentlich ein Wiki?

Auf den Punkt gebracht ist ein Wiki ist eine Online-Sammlung von Artikeln zu bestimmten Sachverhalten. Die Artikel lassen sich optimal durchsuchen, von mehreren Nutzern bearbeiten und im Team weiterentwickeln.

Primäres Ziel eines Wikis ist es, wichtige Informationen und relevantes Wissen zu einem Thema an einem Ort zusammenzutragen. Dabei bauen Wikis auf die „Weisheit der Masse“ und sind quasi virtuelles Gemeingut. Ein Wiki ist netzartig aufgebaut. Einträge sind durch Querverweise, Tags und Links miteinander verknüpft, lassen sich zeitgleich aber auch in klassischen Hierarchien strukturieren.

Das hat mehrere Vorteile: Zum einen können Inhalte einfach aktualisiert werden, die mühsame Anpassung an mehreren Stellen entfällt. Zum anderen wird der Nutzer durch diverse Suchfunktionen schnell zu für ihn relevanten Informationen geleitet – eine sehr effektive Form der Wissensvermittlung und -aufnahme.

Um Sachverhalte besser zu erklären, lassen sich die Wiki-Artikel mit Grafiken, Schaubildern, Audio- und Video-Sequenzen und weiteren Media-Formaten anreichern. Man spricht dann von „Rich Articles“.

Falls Sie sich schon mal gefragt haben, warum ein Wiki eigentlich Wiki heißt: Das Wort kommt aus dem hawaiischen und bedeutet so viel wie „schnell“ – in diesem Kontext wohl am ehesten zu interpretieren als „schnelle Bearbeitung“ bzw. „schnelle und unkomplizierte Nutzung“.

Weitere Informationen finden Sie unter:
https://de.wikipedia.org/wiki/Wiki

Was charakterisiert ein Firmenwiki?

Firmenwikis oder auch Enterprise-Wikis bauen auf den bekannten Standardfunktionen und Vorteilen eines „regulären“ Wikis auf. Hinzu kommen jedoch zahlreiche Funktionalitäten, die insbesondere Unternehmen und den dort arbeitenden Mitarbeitern und Teams echten Mehrwert bieten.

So können in einem Firmenwiki – genau wie in einem öffentlichen Wiki – Inhalte von den Nutzern nicht nur gelesen, sondern auch bearbeitet und im Team weiterentwickelt werden. BlueSpice pro bietet als Firmenwiki u. a.

  • eine optimierte Benutzeroberfläche / Interface Design,
  • einen visuellen Texteditor,
  • eine performante Suche (Elasticsearch),
  • ein Rechtemanagement (Lesen, Bearbeiten, Löschen … von Inhalten)
  • bessere Systemsicherheit,
  • Integrations- und Anbindungsmöglichkeiten über eine API,
  • Tools zur Qualitätssicherung, inkl. Workflow, Freigaben und Dateizugriffsbeschränkung,
  • PDF-Handbücher mit Exportfunktion,
  • Semantikfunktionen für die Arbeit mit Formularen und Metainformationen,
  • eine Blog- und Kommentarfunktion für die Zusammenarbeit im Team,
  • professioneller Support sowie
  • ein umfassendes Angebot an Serviceleistungen.

Den vollständigen Funktionsumfang des BlueSpice Enterprise-Wikis finden Sie hier …

Wozu nutzt man ein Firmenwiki?

Mit einem Firmenwiki wie BlueSpice schaffen Sie in Ihrem Unternehmen die Grundlage für ein systematisches, kollaboratives, vor allem aber unkompliziertes Wissensmanagement.

BlueSpice ist die Software der Wahl, um Informationen und Firmenwissen zu sichern, auf die Erfahrungsschätze der Kollegen zuzugreifen, hinterlegtes Know-How zu nutzen und dokumentierte Fehler zu vermeiden. Denn mit einem Firmenwiki wird das kollektive Firmenwissen strukturiert abgebildet, einfach zugänglich und von den Mitarbeitern Ihres Unternehmens stetig erweitert. Dabei ist der Mehrwert eines Firmenwikis besonders groß, wenn mehrere Fachbereiche an einem Thema arbeiten und der Know-How-Transfer zwischen Abteilungen und Mitarbeitern wichtig ist.

Die Einsatzmöglichkeiten sind nahezu unbegrenzt. Ein klassisches Beispiel ist der Informationsfluss zwischen Vertrieb, Service, Marketing, Produktmanagement und Entwicklung, z.B. im Kontext der marktorientierten Produktgestaltung, der schnelleren Markteinführung eines Produktes und der erfolgreichen Vermarktung über diverse Vertriebswege. Besonders wertvoll sind Firmenwikis bei dynamischen und komplexen Rahmenbedingungen wie z.B.:

  • neuen Produktlinien und/oder Schlüsselprojekten
  • technisch aufwendigen Produkten und/oder komplexen Dienstleistungen
  • starkem Wachstum von Unternehmen und Markt
  • heterogenen Organisationen (Standorte und Organisationseinheiten)
  • dezentraler Mitarbeiterstruktur
  • wenigen Know-How-Trägern oder hoher Fluktuation im Unternehmen
  • ineffizientem Dokumentenmanagement

Folgende Anwendungsfälle zählen zu den „Klassikern“ der Wiki-Nutzung:

Firmenwiki oder Intranet?

Das stille Leid des Intranets ist bekannt als „One Administrator’s Syndrome“: Kaum jemand nimmt Änderungen an den Inhalten vor, weil es kompliziert, umständlich oder nicht erlaubt ist.

Intranets haben in Bezug auf die Sammlung und Vermittlung von Wissen oder Informationen oft ein strukturell-technisches Problem: Ein unflexibles Dokumentenmanagement und einen Administrator, der in der Regel über sämtliche Rechte verfügt. Auch wenn es in manchen Unternehmen ein paar wenige Editoren gibt, die an der Erstellung und Optimierung von Inhalten beteiligt sind, lautet die Grundregel meist: Der Mitarbeiter darf ausschließlich lesen.

Wikis brechen als kollaborative Tools mit der Tradition der Top-Down-Kommunikation

Doch warum soll die Erstellung und Verwaltung von Firmenwissen in den Händen weniger Mitarbeiter liegen? Können Ideen und Anregungen nicht aus jedem Unternehmensbereich kommen? Genau hier setzt ein Wiki an, denn es lebt davon, dass Artikel schnell und einfach geändert werden können, und zwar durch alle berechtigten Mitarbeiter. Wikis sind flexibler als Intranet-Applikationen, deren Inhalte oft aufwändig aktualisiert werden müssen. Die Arbeit im Wiki erfordert von den Mitarbeitern darüber hinaus weder zeitliche noch räumliche Abstimmung. Kollegen arbeiten unabhängig voneinander an denselben Inhalten. Änderungen sind sofort online.

Grafik: Links und mittig dargestellt die Admin-Konzepte vieler Intranets (Read only oder Redaktion durch Admin). Rechts abgebildet das Konzept der kollaborativen Zusammenarbeit an Inhalten im Firmenwiki.

Nutzen und Vorteile eines Firmenwikis

Von der professionellen Dokumentation Ihres Firmenwissen über die Förderung des explorativen Lernens bis zur Stärkung Ihrer Team- und Firmenkultur. Ein Firmenwiki bietet viele Vorteile.

  • Professionelles Wissensmanagement als Erfolgsfaktor:
    Wir leben in einer Wissensökonomie, in der kognitive Fähigkeiten und der Zugang zu Informationen und Wissen für viele Unternehmen zu einem entscheidenden Erfolgsfaktor wird. Mit BlueSpice transformieren Sie „Wissenssilos“ und tief verschachtelte Ordnerstrukturen in überschaubare, vernetzte, leicht zugängliche und durchsuchbare Wissenseinheiten und sichern das Wissen langjähriger Mitarbeiter vor Abwanderungsverlust. Sie erleichtern die Verschriftlichung und das Teilen von Wissen und schaffen einfachen Zugang zu Prozessbeschreibungen, Verfahrens- und Arbeitsanweisungen, Checklisten, Auditreports, Protokollen, Rollenbeschreibungen, Kompetenzen u.v.m. Ganz automatisch erfüllen Sie dabei alle Anforderungen für Zertifizierungen, z.B. nach ISO 9001:2015.
  • Orientierung erleichtern, Effektivität und Effizienz steigern:
    Fragen wie „Wie soll ich das denn machen?“ oder „Wo finde ich denn das?“ werden in Unternehmen täglich millionenfach gestellt. Mit BlueSpice pro ist die Antwort ganz einfach: „In unserem Wiki!“. Das spart Zeit, Nerven und schließlich bares Geld, welches Sie sinnvoller investieren können.
  • Förderung des explorativen Lernens:
    Durch konsequente Verlinkung fördert BlueSpice pro exploratives Lernen und die Medienkompetenz der Mitarbeiter. Ganz nebenbei profitiert Ihr Unternehmen von einer „Demokratisierung des Wissens“ sowie einer offeneren und transparenteren Unternehmenskultur.
  • Eindämmung der E-Mail-Flut:
    Mitarbeiter wollen am Ball bleiben, was neue Entwicklungen im Unternehmen und ihren Projekten angeht. Dies geschieht oft über Office-Dokumente oder per E-Mail. Verloren gegangene Informationen, aufwändige Recherchen und Mehrfachablagen sind dabei echte Produktivitäts- und Motivationskiller. Mit der Timeline-Funktion von BlueSpice pro erfolgt die interne Kommunikation zwischen den Mitarbeitern direkt am Thema, einfach nachvollziehbar für alle Beteiligten.
  • Zugriff 24 Stunden am Tag, 7 Tage die Woche:
    Dezentrale Arbeitsumgebungen, Mitarbeiter im Home-Office, Filialen und Partner im Ausland. All das ist in vielen Unternehmen längst Realität. BlueSpice pro lässt sich problemlos bereichs- und standortübergreifend einsetzen und bündelt wertvolles Firmenwissen an einer zentralen Stelle: online, sicher und immer aktuell. Dabei ist BlueSpice – nicht zuletzt aufgrund seiner flexiblen Softwarearchitektur –  an zahlreiche Anwendungsfälle im Unternehmen anpassbar.
  • Aktivierung versteckter Ressourcen:
    BlueSpice pro aktiviert durch den „Bottom-Up-Ansatz“ versteckte Ressourcen. Dabei sind die aktivsten Nutzer meist nicht die Manager, sondern die Angestellten. Diese Art zu arbeiten wird von immer mehr Menschen der Generation Y erwartet. Ein Unternehmen, das interaktive Wertschöpfung anbietet, wird so zu einem attraktiveren Arbeitgeber.
  • Stärkung des Teamworks:
    Haben einige Teammitglieder angefangen BlueSpice zu nutzen, folgen die Kollegen meist schnell. Dabei können erfahrene „Wiki-Champions“ Einsteigern mit ihrem Know-How bei der Nutzung helfen. Durch die aktive Zusammenarbeit wird der Teamgeist im Unternehmen gestärkt.
  • Zusammenarbeit über Teamgrenzen hinaus:
    BlueSpice pro ist eine webbasierte Software. Kollegen aus anderen Abteilungen oder externe Mitarbeiter und Partner lassen sich so problemlos in die Wiki-Kommunikation einbinden, ohne dass auf deren Seite Software installiert werden muss.
  • Schnell und einfach loslegen:
    Wikis sind leicht zu bedienen. BlueSpice pro reduziert die Komplexität von Office-Software auf die wichtigsten Kernfunktionen und ergänzt diese um leistungsstarke Automatismen, wie z.B. einen PDF-Export der Artikel. Die Einstiegshürden für Nutzer reduzieren sich dadurch erheblich.
  • Jeder darf alles – oder auch nicht:
    Ein Rechtemanagement ermöglicht die Kontrolle über die Sichtung, Erstellung und Veröffentlichung von Artikeln. BlueSpice pro speichert jede Änderung an einem Artikel als eigene Version ab. Dabei wird ersichtlich wer einen Artikel wann und wie verändert hat. Schießt ein Mitarbeiter einmal übers Ziel hinaus, lassen sich durch das Versionierungssystem und die Rollback-Funktion Änderungen unkompliziert rückgängig machen und frühere Versionen wiederherstellen. Redakteure können per E-Mail über Änderungen informiert werden und Inhalte vor Freigabe sichten.

Wirtschaftliche Vorteile eines Firmenwikis

Zeit ist Geld. Mit BlueSpice helfen wir Ihnen, wertvolle Zeit zu sparen, die Effektivität und Effizienz im Unternehmen zu steigern und die Produktivität Ihrer Mitarbeiter zu erhöhen.

Die Einarbeitung in den Umgang mit einem Wiki erfordert relativ wenig Zeit. Kostenintensive Erprobungsphasen, aufwändige Konfigurationen und intensive Mitarbeiterschulungen zu Lasten der Produktivität sind weitgehend überflüssig. Darüber hinaus sind die Systemanforderungen von Wikis gering. Sie beanspruchen keine hohen Rechnerressourcen und sind von jedem internetfähigen PC aus zu erreichen. Die Wiki-Inhalte sind dabei über gängige Webbrowser editierbar.

Ein Wiki ist eine lohnende Investition in die Zukunft Ihres Unternehmens, die sich durch direkt und indirekt wirkende ökonomische Effekte rasch amortisiert:

  • Sicherung des Wissens und der Erfahrungen Ihrer (ehemaligen) Mitarbeiter
  • Steigerung der Effizienz und Produktivität Ihrer Mitarbeiter durch effektivere Kommunikation,
  • Reduzierung von Recherchezeiten und Beschleunigung von Arbeitsprozessen
  • Reduzierung von Transaktionskosten (Informationsbeschaffung)
  • Transparentmachung Ihrer Arbeits- und Organisationsprozesse
  • Einfache und schnelle Übergaben, z.B. im Urlaubs- und Krankheitsfall
  • Reduzierung des internen Schulungsaufwands
  • Verbesserung der „Datenhygiene“ durch Vermeidung von Redundanzen
  • Verkürzung von Entscheidungszyklen, Vermeidung unnötiger Meetings
  • Optimierung der Kundenbetreuung im After Sales, z.B. durch Helpdesks

Brian Barth
Institut Dr. Foerster GmbH & Co. KG

„Wir sind super glücklich mit BlueSpice und finden, dass die Migration einwandfrei geklappt hat! Einige User pflegen schon neuen Content ein und der Projektleiter ist happy. Was will man mehr?“

Erfolgsfaktoren bei der Einführung

Eine zentrale Voraussetzung für den Erfolg eines Firmenwikis ist es, Mitarbeiter zur aktiven Nutzung der Software zu motivieren und die Nutzenvorteile nachvollziehbar zu kommunizieren.

Zu den weiteren Erfolgsfaktoren zählen:

  • Unterstützung und Rückendeckung durch das Management und Führungskräfte
  • Verankerung von Werten wie Offenheit und Transparenz im Leitbild des Unternehmens
  • Auswahl und Fokussierung auf Wiki-Anwendungen mit hohem betrieblichen Mehrwert
  • Schaffung eines Kernteams aus begeisterten Evangelisten
  • Bereitstellung von qualitativ hochwertigen Inhalten zum Start des Wikis
  • Geduld und Bereitschaft zur Investition in Aufbau und Pflege von Wiki-Inhalten
  • Schulung der Mitarbeiter (Funktionen, Regeln …)
  • Bereitstellung eines technischen und redaktionellen Ansprechpartners
  • Integration bzw. Anbindung weiterer Tools aus der IT-Softwarelandschaft des Unternehmens

Wir beraten Sie gerne im Rahmen eines Orientierungsgesprächs oder eines Webinars, wie Sie ein Firmenwiki erfolgreich im Unternehmen einführen.

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Oder senden Sie eine E-Mail:
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bald persönlich kennenzulernen!

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BlueSpice ist eine Marke der Hallo Welt! GmbH, einem weltweit führenden Anbieter und Berater für MediaWiki-Lösungen.
Unser Unternehmen wurde gegründet, um die Technologie und die Konzepte der Wikipedia für Unternehmen nutzbar zu machen. Seit 2007 entwickeln wir deshalb auf Grundlage der Open-Source-Software MediaWiki die Wissensmanagementplattform BlueSpice. Mit unserem wachsenden Team von über 20 Mitarbeitern bieten wir Unternehmen eine Enterprise-Software für die Implementierung von integrierten Managementlösungen, Dokumentationssystemen, Organisationshandbüchern sowie einer flexiblen Knowledge Base. Durch Service- und Supportleistungen stellen wir sicher, dass ihr Wiki-Projekt professionell geplant, umgesetzt und betreut wird. Let‘s wiki together!