Bundesministerium für Bildung & Forschung

Dr. Simon ist Referatsleiter für Informationstechnik beim Bundesministerium für Bildung und Forschung in Bonn. Auf das Nachschlagewerk mit den Richtlinien zur Förderung, unter anderem von Start-up-Unternehmen, Vergaberegularien und Projektregeln haben hausinterne Antragsbearbeiter, aber auch externe Projektträger Zugriff.

In dem Handbuch sind verwaltungsintern die ergänzenden Verfahrensregelungen sowie Hinweise und sonstige Informationen zur Bearbeitung von Vorhaben der Projektförderung und weiteren Vorhaben des BMBF zusammenfassend dargestellt; sie gelten partiell aber nur für die jeweilige Vorhabensart. Das Handbuch beinhaltet ca. 550 interne Dokumente sowie verlinkte Gesetzestexte und Verwaltungsvorschriften. Mit Hilfe einer Volltextsuche lassen sich die Dokumente und die Texte schnell durchsuchen.

Abbildung 1: Startseite des BMBF-Wikis auf der Basis von BlueSpice.

Das Confluence-Wiki, über welches diese Informationsplattform bislang lief, war schon seit längerem veraltet.
„Deshalb haben wir uns nach Alternativen umgeschaut und sind recht schnell bei der Hallo Welt! GmbH fündig geworden“, erzählt Datenbankadministrator Rudi Tairow.

Dem entsprechenden Vorschlag des IT-Referats stimmten bei einer ersten Vorstellung sowohl die Leitung des Hauses wie auch der Personalrat zu. „Da konnten wir problemlos alle mitnehmen.“

Insbesondere ausschlaggebend sei dabei gewesen, dass es sich bei dem BlueSpice MediaWiki, das nun seit Anfang 2024 im Einsatz ist, um ein Open Source-Produkt handelt. Man sei mittlerweile verpflichtet, solche Lösungen zu nutzen, sagt Tairow. „Das macht das Ganze dank des garantierten Supports zukunftssicher.“ Gut sei auch, dass es sich bei der Hallo Welt! GmbH um ein deutsches Unternehmen handle und Tickets in deutscher Sprache abgearbeitet würden. „Das macht vieles unkomplizierter.“

Der Aufwand bei dieser Umstellung sei „relativ überschaubar“ gewesen. Die Hallo Welt! GmbH übernahm die Migration der Daten aus einer entsprechenden XML-Datei, die für BlueSpice umgebaut und eingespielt wurde. Anschließend wurde die Benutzeroberfläche angepasst, um trotz kleinerer Verbesserungen bei der Darstellung und einer neuen Such-Engine weiterhin das gewohnte Arbeitsumfeld zu gewährleisten.

Abbildung 2: Zeigt die ausgefeilte semantische Freitextsuche von BlueSpice

Vom zuständigen Fachreferat wurden dann lediglich noch die Inhalte einzelner Seiten geändert und aktualisiert. „Das funktioniert jetzt deutlich einfacher als bei Confluence“, so Dr. Arne Simon. Die Kosten für das BlueSpice MediaWiki lägen im Vergleich zum alten Anbieter zudem bei deutlich weniger als der Hälfte.

Vereinfacht wurde auch die Freigabe des hausinternen Nachschlagewerks für externe Projektträger. Während früher eine Registrierung mit anschließender Freigabe notwendig war, werden jetzt einfach deren IP-Adressen zur Nutzung freigeschaltet. „Das reduziert Anfragen und spart Arbeitszeit“, sagt Tairow.

Abbildung 3: Eine der vielen Unterseiten des BMBF mit Verlinkungen zwischen Artikeln

Ansonsten hat sich für die Nutzerinnen und Nutzer, die in der Regel nur lesenden Zugriff bekommen, mit der Umstellung nicht allzu viel verändert – abgesehen von mancher Vereinfachung.

„Wir haben nur die Technik im Maschinenraum verbessert. Das eigentliche Produkt ist im Grunde dasselbe geblieben.“ Mittelfristig soll das Handbuch nun noch um einen KI-Chatbot erweitert werden, um die Suche nach entsprechenden Informationen einfacher und effizienter zu gestalten. (sa – 10/2024)