Die 10 Homeoffice-Anwendungen, die Sie wirklich brauchen
22. April 2020
Verteiltes Arbeiten ist für viele Unternehmen schon lange Thema. Aber Klima- und Coronakrise haben der digitalen Transformation einen kräftigen Schub gegeben. Viele stehen nun vor der Herausforderung, dass Mitarbeiter möglichst von zu Hause oder unterwegs arbeiten können. Dazu ein subjektiver Erfahrungsbericht, was wirklich wichtig ist.
Richard Heigl
CEO der Hallo Welt! GmbH, Historiker, Wiki-Experte, Buchautor und Redner. 1971 im Ettal geboren, lebt er heute in Regensburg und bloggt und twittert regelmäßig zu den Themen Wiki, Social Web und was die große weite Welt der Informationstechnologien sonst noch so hergibt.
1. VoIP-Telefonie
Das Firmentelefon ist zwar die Grundlage eines jeden Unternehmens, aber man glaubt gar nicht, wie viele Mitarbeiter im Homeoffice telefonisch nicht erreichbar sind. Dabei wollen und müssen wir mit Kunden und Interessenten auch von zu Hause aus so telefonieren, als säßen wir im Büro. Daher braucht man ab einer bestimmten Unternehmensgröße eine Telefonanlage, die ein solches räumlich verteiltes Arbeiten richtig unterstützt und nicht nur Anrufe weiterleitet: Es geht um Anrufbeantworter, Telefonbücher und vielleicht auch die Möglichkeit, Audio- und Videokonferenzen mit Screensharing und Teamchat abzuhalten. Der Markt ist voll mit Angeboten und man verliert schnell die Übersicht.
Es gibt eine Reihe guter VoIP-Lösungen. Sipgate ist hier einer der bekannten Anbieter. Mein Favorit ist aber die Lösung von Pascom: eine ausgereifte Open-Source-Software aus dem bayerischen Deggendorf. Gehostet oder inhouse mit einem sehr fairen Tarif.
2. Chat und Messenger
Als nächstes brauchen wir einen internen Kommunikationskanal für kurze Anfragen und um Links und Dokumente mit den Kollegen zu teilen. Zum Beispiel ein sicheres Chat- und Messengersystem für firmenweite Nachrichten oder mit Extraräumen für einzelne Teams.
Oft integrieren diese Anwendungen auch ein Chatmodul. Aber wir haben die Erfahrung gemacht, dass die produktive Nutzung von Tools und die Akzeptanz extrem von der Ästhetik und dem „Joy of use“ abhängen. Also haben wir uns für Rocket.Chat entschieden. Dabei spielten auch Datenschutzgründe eine Rolle: wir können Rocket.Chat auf unserem eigenen Server betreiben und sogar interne Videokonferenzen mit Jitsi direkt im Chat starten.
3. Videokonferenz
Auch hier kommen zahlreiche Lösungen im Huckepack mit anderen Anwendungen.
Viele favorisieren Microsoft Teams, das gerade mit großem Aufwand in den Markt gedrückt wird. Hauptsächlich kleine Unternehmen nutzen aktuell Dienste wie Zoom. Auch Skype ist plötzlich wieder in den Blick vieler Unternehmen geraten. Wir nutzen für die interne Kommunikation die Open-Source-Lösung Jitsi. Auch hier war der Datenschutz für uns das wesentliche Argument: Wir können wieder unseren eigenen Jitsiserver betreiben.
In der Kommunikation mit Kunden, für Webinare, Schulungen oder Support setzen wir seit Langem GoToMeeting oder TeamViewer ein, da sie für diese Anwendungsfälle optimiert sind.
4. E-Mail und Groupware
Hier gibt es nicht viel zu erläutern: Die Mail bleibt weiterhin der Kanal für offizielle Schreiben mit Kunden und Kollegen, für Übergaben von Aufgaben und umfangreichere Benachrichtigungen. Den Zugriff auf Kalender und Ihre Aufgaben brauchen Sie natürlich auch zu Hause und unterwegs.
Hier gilt nach wie vor Microsoft Exchange und Outlook als „best of breed“. Allerdings ist mit Open Xchange eine interessante Open-Source-Alternative auf dem Markt. Voraussetzung ist dafür lediglich Linux als Betriebssystem.
5. Officeprogramme
Bei Textverarbeitung und Tabellenkalkulationen sind Word und Excel nach wie vor der Goldstandard unter den Produkten, womit diese Tools in den meisten Unternehmen als gesetzt gelten.
Mit Office 365 (demnächst Microsoft 365) gibt es längst einen plattformunabhängigen Abo-Dienst. Alternativansätze wie LibreOffice (beispielsweise gehostet von Collabora) oder ONLYOFFICE existieren schon sehr lange. Auch Google Docs dient oft als Zwischenlösung. Aber die Welt wartet hier nach wie vor auf eine Open-Source-Lösung, die wirklich an Microsoftprodukte heranreicht.
6. Dokumentenmanagement und Cloudsharing
Die nächste Aufgabe: Sie müssen mit Ihren Mitarbeitern, Partnern und Kunden einzelne Dokumente und Dateien sicher teilen. Das funktioniert am besten über Cloudsharingdienste.
Für Unternehmen bieten sich hier vor allem ownCloud und Nextcloud als zuverlässige Softwarehäuser an. Mit ownCloud holt man an sich die erste ernstzunehmende Enterpriselösung ins Haus. Nextcloud – eine Abspaltung von OwnCloud – ist der Liebling der Community und hat auch mehr Features. Beide Systeme sind Open Source und können auch auf eigenen Servern betrieben werden. Beide bringen viele zusätzliche Module mit. Wer eine richtige Dokumentenmanagementsoftware benötigt, sollte mal bei agorum vorbeischauen.
7. VPN
Allerdings muss man auch an das Filesystem des Unternehmens oder interne Dienste rankommen. Also benötigen wir eine sichere, verschlüsselte Verbindung in das Netzwerk der Unternehmenszentrale.
Hier sind Anbieter wie NordVPN weit verbreitet. Für kleinere Unternehmen ist OpenVPN eine Lösung, mit der wir persönlich sehr gute Erfahrungen gemacht haben.
8. Ticketsystem
Schließlich geht es darum, Aufgaben zu verwalten. Meist sind es Kundenanfragen, Aufträge oder auch interne Arbeitspakete, die priorisiert, zugewiesen, nachverfolgt und abgerechnet werden müssen. Ab einer bestimmten Anzahl an Aufgaben kommt man um ein Ticketsystem (auch Issue-Tracking-System) nicht mehr herum.
Wer sich hier ein Bild machen möchte, landet u. a. bei der Software Jira, die jedoch preislich in anderen Sphären schwebt. Für größere und komplexere Aufgaben nutzen wir EasyRedmine, eine überzeugende Enterpriselösung des Open-Source-Klassikers Redmine. Für kleinere Unternehmen bietet sich das leicht zu bedienende System Zammad von einem dynamischen Unternehmen aus Berlin an, das seine niederbayerischen Wurzeln mit dem Produktnamen Zammad (ugs. für „zusammen“) deutlich macht.
9. Fachanwendungen
Hier sind Sie gefragt. Wahrscheinlich haben Sie irgendwo eine Fachanwendung für Ihre Abteilung oder Ihre Branche: Datev für die Finanzbuchhaltung, ein CRM für die Verwaltung von Kontakten, Angeboten, Bestellungen und Rechnungen. Versionierungssysteme für Softwareentwickler und was Sie sonst noch benötigen. Diese Tools müssen natürlich auch über das Web und mobil erreichbar sein, damit Sie von zu Hause Ihre Aufgaben erledigen können.
Bei mir im Marketing und Vertrieb ist das zum Beispiel unser CRM-System CRM+, das auf vTiger beruht und von Brainformatik entwickelt wird.
10. Wiki
Last but not least: das Wiki! Hier erfahren Ihre Mitarbeiter zentral, wie Ihr Unternehmen organisiert ist: Welche Produkte haben wir und was ist enthalten? Welche Prozesse sind einzuhalten? Wer ist wofür zuständig? All das kommt ins Wiki. Das gesamte Managementsystem und IT-Notfallhandbücher ebenso wie Protokolle, Projektbeschreibungen und Howto‘s wie zum Beispiel die Einrichtung des VPN-Zugangs. In Office-Dokumenten finden Sie die Inhalte nicht und können sie nicht professionell strukturieren. Und Sie brauchen auch einen Platz für das Wissen, das Sie aus Ihren E-Mails, Chats und Ticketsystemen erfahren.
Der Marktführer ist hier noch immer Confluence, das sich an große Unternehmen richtet. Die weltweit am weitesten verbreitete Software ist MediaWiki und für den professionellen Einsatz im Unternehmen haben wir BlueSpice MediaWiki entwickelt. Meiner Meinung nach das Wiki mit dem besten Preis-Leistungsverhältnis. Aber das müssen nun wirklich andere entscheiden.
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