Die Top 10 Wissensmanagement Tools im Überblick

3. August 2023

BlueSpice von der Regensburger Firma Hallo Welt! ist die führende Enterprise-Distribution für MediaWiki (siehe unten) und komplett Open Source. BlueSpice kombiniert die wichtigsten Erweiterungen für MediaWiki mit bisher nicht verfügbaren, selbst entwickelten Features, beispielsweise zur Beschleunigung von Arbeits- und Innovationsprozessen für Unternehmen jeder Größe.

Die BlueSpice-Distribution ist aber nicht nur eine Sammlung von Erweiterungen, sondern bringt auch eine kontinuierliche Integration und Standardisierung der neuesten MediaWiki-Software in Unternehmen. Eine speziell gestaltete Benutzeroberfläche („Skin“) mit deutlich höherer Usability im Vergleich zum reinen MediaWiki und anderen Produkten steht dabei neben zahlreichen funktionalen Alleinstellungsmerkmalen.

Die Benutzeroberfläche erlaubt auch die einfache Verwaltung von Rechten und Nutzeraccounts und die Verwaltung für MediaWiki mit einem PermissionManager, GroupManager, UserManager und NamespaceManager.

Die Pro- und die Farm-Edition bringt zusätzlich viele Sonderfunktionen, etwa zur Unterstützung von Redaktions- und Qualitätsmanagementprozessen (Dokumentenlenkung: Anpassbarer Workflow mit Freigabefunktion, Aktualitätsüberwachung, Erinnerungsfunktion, Lesebestätigung, Task-Funktion, zentrale Kategorienverwaltung, Redakteursverwaltung), auch eine Buchfunktion mit hierarchischer Navigation, Bucherstellung per Drag&Drop und vieles mehr. Semantische Funktionen, Metadatenverarbeitung und Formulare, sind ebenso enthalten wie die „Social“-Funktionen Diskussionen und Blog.

BlueSpice gibt es als Cloud- aber auch als On-Premise-Version, mit der alle Anforderungen der DSGVO umgesetzt werden können. Hallo Welt! bietet persönliche Betreuung und professionellen Support vom europäischen Hersteller mit besonderem Fokus auf Datenschutz, Barrierefreiheit und Standard-Konformität. In zahlreichen Vergleichen in internationalen Medien schneidet BlueSpice stets überzeugend ab.

Hallo Welt! Bewertung: An Bookstack gefallen uns einige Designideen und die Usability. Die Funktion „Buch“ ist auch für unsere Kunden sehr wichtig – aber sie steht nicht so im Mittelpunkt, weil wir der Ordnungslogik der Wikipedia folgen. Unsere Kunden suchen auch ein für die Mitarbeiter einfach zu bedienendes und ansprechendes Tool, müssen aber eben auch sehr komplexe Dokumentationsaufgaben abbilden. Dann reicht die einfache Bedienbarkeit aber oft nicht mehr aus.

Das proprietär lizenzierte Confluence vom australischen Hersteller Atlassian gehört sicherlich zu den beliebtesten und umfangreichsten, aber auch bei weitem teuersten Wissensmanagementsystemen auf dem Markt.

Confluence verwaltet einzelne Seiten, die wiederum in (Arbeits-)Bereichen stecken, unterstützt Zugriffsrechte, einen modernen, kollaborativen Editor für bis zu 12 Personen gleichzeitig, untergeordnete Seiten sowie zahlreiche Makros.

Große Bauchschmerzen verursachen Atlassians Angebote jedoch all jenen, die Wert auf Datenschutz und -Souveränität legen (müssen), etwa weil sie im Rechtsraum der EU unterwegs sind oder sensible Daten im Unternehmen vorliegen – beispielsweise Firmengeheimnisse oder persönliche Daten von Mitarbeitern. Für diese Kunden ist die Cloud-Version von Confluence nicht geeignet, weshalb sehr viele von Ihnen derzeit nach Alternativen suchen. Eine On-Premise-Installation ist möglich, aber vor allem für kleine Firmen sehr viel teurer als die Cloud-Variante.

Hallo Welt!-Bewertung: Confluence hat ein großes Ökosystem, ist aber sehr teuer und eigentlich gar nicht als Wiki gedacht. Die Grundstruktur, in der schnell viele weitere „Spaces“ erstellt werden können, führt zu unzähligen Wissenssilos, die mit dem Wiki-Ansatz aufgebrochen werden sollten. Atlassian und Confluence folgen eher dem Microsoft-Modell: Funktionen werden vom Hersteller vorgegeben. MediaWiki und BlueSpice sind da deutlich agiler und typisch Open Source. Auch deshalb hat BlueSpice schon in der Standardausstattung mehr Funktionen an Bord.

Beim DokuWiki landen die Inhalte nicht wie bei den anderen Kandidaten in einer Datenbank, sondern in reinen Textdateien. Jede Datei entspricht dabei später einer Webseite, mehrere Seiten lassen sich zudem über Namensräume (Namespaces) noch einmal gruppieren beziehungsweise kategorisieren. Die Optik bestimmen in DokuWiki Designvorlagen (Templates), für deren Erstellung man PHP und CSS beherrschen muss. Etwas gewöhnungsbedürftig ist die Seitenverwaltung, auch ein strukturiertes Inhaltsverzeichnis fehlt.

DokuWiki kann schnell Präsentationen und andere Ausgaben erzeugen, bringt eine umfangreiche Versionsverwaltung und regelbasierte Zugriffsberechtigung mit. Funktionen wie Authentifizierung mit einem LDAP-Server und Kommentare lassen sich über Plugins nachrüsten.

Hallo Welt! Bewertung: DokuWiki ist ein sehr sympathisches Projekt, das wie BookStack sehr fokussiert und einfach gehalten ist. Die Entscheidung, ohne Datenbank und nur mit reinem Text zu arbeiten, entfernt das Projekt jedoch ein wenig von typischen Unternehmensanforderungen.

TWiki ist ein einem Urgesteine der Wiki-Software-Welt seit 1998. Auch wenn die Arbeiten am Projekt derzeit auf Eis liegen, bildete es die Grundlage für gleich zwei weitere Wiki-Systeme. Zum einen das kommerzielle und ausschließlich als Cloud-Dienst verfügbare Q.Wiki. Der Betreiber von Q.Wiki, die Modell Aachen GmbH, hat TWiki für den Einsatz als Managementsystem ausgebaut und ihre Lösung kommt unter anderem bei Bosch, Siemens und Unicef zum Einsatz.
Zum anderen der freie Fork Foswiki. Support leistet hier ausschließlich die Community über Chat, Slack und Mailinglisten.

Das Foswiki verwaltet das Wissen auf einzelnen Seiten, die sich in sogenannten Webs thematisch gruppieren lassen. Wer den visuellen TinyMCE-Editor ausschaltet, gibt die Formatierungen in der hauseigenen Topic Markup Language vor. Darüber hinaus können Nutzer einzelne Seiten vorgeben, bei deren Änderung sie das Wiki automatisch per E-Mail informiert. Die Optik des Wikis lässt sich umfassend an die eigenen Bedürfnisse anpassen, kennt Makros und Vorlagen.

Hallo Welt!-Bewertung: Ein Fork von TWiki erbt auch dessen Architektur. Das sehr mächtige Tool leidet an vielen Stellen an angestaubter Technologie – was sich schon an den Artikelnamen zeigt (Stichwort CamelCase). Die Installation und Konfiguration verlangt technisches Verständnis, idealerweise in Perl. Außerdem bieten MediaWiki und andere Lösungen dem Anwender deutlich mehr, beispielsweise flexible Vorlagen. Andere Lösungen erhalten daher oft bessere Akzeptanz bei Admins und Anwendern.

Seine große Leistungsfähigkeit beweist das MediaWiki tagtäglich als Rückgrat der Internet-Enzyklopädie Wikipedia, der fünftgrößten Webseite der Welt. Die Software eignet sich folglich exzellent für sehr große Projekte mit vielen gleichzeitigen Anfragen und einer enzyklopädischen Struktur.

MediaWiki wird unter dem Dach der gemeinnützigen Wikimedia Foundation stetig weiterentwickelt, für Installation und Betrieb des MediaWikis sind Anwender allerdings selbst verantwortlich und weitgehend allein. Support gibt es nur durch die Nutzergemeinschaft in Foren, in Chats und auf den offiziellen Mailinglisten. Externe Dienstleister bieten dafür Ihre Dienste an.

Das Erbe der Wikipedia zeigt sich an vielen Stellen: Zu jedem Artikel gehört eine spezielle Seite, auf der die Autoren den Inhalt diskutieren. Nutzer können zudem besonders interessante Artikel auf eine Watchlist setzen und so vom MediaWiki beobachten lassen. Eine weitere Seite protokolliert sämtliche an einem Artikel vorgenommenen Modifikationen. Die Benutzerverwaltung erfolgt standardmäßig über fünf vorgegebene Rollen mit unterschiedlichen Rechten, an denen sich auch die Abstammung von der Onlineenzyklopädie spiegelt. Eine minimale Funktion zur Qualitätssicherung ist ebenfalls möglich: Mit Hilfe eines Plugins gibt das MediaWiki einen Text erst nach der Begutachtung durch einen Gegenleser frei – wie in der Wikipedia.

Dank der Popularität des MediaWiki existieren zahlreiche Erweiterungen, die den Funktionsumfang in verschiedene Richtungen aufbohren. Auffällig viele Erweiterungen aus dem offiziellen Katalog werden allerdings nicht mehr weiterentwickelt. Die Integration des Wikis in eigene Software erfolgt wahlweise über eine PHP- oder REST-Schnittstelle.

Hallo Welt!-Bewertung: MediaWiki ist nicht für den Unternehmenseinsatz gedacht, es gibt auch keinerlei Entwicklung und Maintenance für unternehmenskritische Funktionen. MediaWiki ist maßgeschneidert für Wikipedia-Instanzen und legt dabei keinen Fokus auf Benutzerfreundlichkeit für Admins und bietet keinerlei Enterprise-Services. Auch deshalb gibt es seit vielen Jahren die Hallo Welt! GmbH und andere MediaWiki-Dienstleister. Für die MediaWiki Communities dürfte die freie Community-Distribution Canasta von Interesse sein.

Aus Mallorca stammt OpenKM, ursprünglich eine Lösung zur Dokumentenarchivierung, also eigentlich ein Exot in diesem Vergleich, weil es kein Wiki ist – sondern nur eine Wiki-Erweiterung kennt. Die aber bewirbt der Hersteller ausdrücklich auf der Webseite, und OpenKM eignet sich eben auch als Wissensspeicher und kann auf einige große Kunden verweisen: In Deutschland kommt OpenKM unter anderem bei der ARD, Leika und der Westfälischen Hochschule zum Einsatz.

Wie bei Dokumentenmanagementsystemen üblich, nimmt OpenKM beliebige Dokumente entgegen. Die Software unterstützt hierbei sogar Drag-and-drop vom Desktop. Passende Add-Ins integrieren OpenKM in Microsoft Office und LibreOffice. Angeheftete Stichwörter klassifizieren die Dokumente, die OpenKM verschlüsselt auf dem Server speichert. Ergänzend bieten die kommerziellen Fassungen explizit ein Knowlege-Bbase-Modul an, welches in Form eines Wikis weiteres Wissen sammelt. OpenKM glänzt dabei durch Workflows und Abläufe, die das Java-Tool mitbringt, ebenso ein eingebautes Chat-System.

Hallo Welt!-Bewertung: OpenKM ist kein Wiki sondern folgt seinen eigenen Strukturen und Ideen. Das Interface ist gewöhnungsbedürftig, erfüllt aber seinen Zweck – der nur wenig mit der Dynamik von modernen Wiki-Systemen gemein hat.

Das kalifornische Unternehmen Outline bietet sein Wiki in einer kostenlosen Community-Fassung sowie einer kommerziellen Enterprise-Edition an. Nur letztere bietet eine Anmeldung der Autoren via SAML 2, die Migration von Confluence, ein Audit-Log und Support. Die Entwickler haben Outline auf Geschwindigkeit getrimmt. So sollen die Antwortzeiten im Millisekundenbereich liegen.

Outline arbeitet mit Dokumenten, die beliebig ineinander verschachtelt werden können. Zusätzlich kann man Dokumente in sogenannten Collections zusammenfassen. Dank der Hilfe von sogenannten Slash-Kommandos muss man bei der Formatierung noch nicht einmal die Finger von der Tastatur nehmen.

Hallo Welt!-Bewertung: Outline bietet interessante Ansätze, wie das Verschachteln von Dokumenten und viele Anbindungsmöglichkeiten. Viele Features gibt es aber nur in der Enterprise-Version, z.B. die für viele Unternehmen wichtige Authentifizierung mit SAML2. Outline bringt viele gute Ideen, erscheint uns aber nur begrenzt anpassbar und auf Geschwindigkeit getrimmt.

Der Entwickler Requarks.io hat sein Wiki.js ebenfalls auf Geschwindigkeit optimiert. Zudem soll die Software sehr gut skalieren, unter anderem unterstützt es offiziell den Betrieb in Kubernetes. Wer eine besonders leistungsfähige Suche benötigt, spannt Elasticsearch oder Cloud-Dienste wie Algolia oder Azure Search ein. Wiki-Inhalte lassen sich zudem mit verschiedenen Cloud-Speichern synchronisieren. Das Aussehen des Wikis lässt sich prinzipiell über Design-Vorlagen (Themes) anpassen, allerdings noch nicht per Mausklick.

Die Authentifizierung am Wiki kann unter anderem auch über SAML, Azure AD, OAuth2 und OpenID Connect erfolgen. Ebenfalls möglich ist ein Single-Sign-On über die Konten von verschiedenen Social-Media-Diensten, darunter Google, Facebook, Microsoft, GitHub, Discord und Slack. Eine zusätzliche Absicherung erfolgt auf Wunsch über eine Zwei-Faktor-Authentifizierung. In eigene Systeme integrieren lässt sich Wiki.js über eine GraphQL-Schnittstelle sowie eigene Module.

Hallo Welt!-Bewertung: Wiki.js weist viele Ähnlichkeiten auf mit Projekten wie BookStack und DokuWiki auf. Wiki.js ist entstanden als reines Communityprojekt von Menschen, die gerne mit JavaScript arbeiten. Das Featureset reicht in der Regel nicht für den Einsatz in Unternehmen, die aber vermutlich auch nicht die Zielgruppe der Entwickler sind.

Bereits 2004 veröffentlichte Ludovic Dubost die erste Version seines XWiki. Inzwischen ist die von ihm gegründete Firma XWiki SAS maßgeblich für die Weiterentwicklung verantwortlich. Zu den Kunden gehören nach eigenen Angaben Amazon und die französische Bahn SNCF. Der Hersteller bewirbt sein Wiki aktiv als Alternative zu Confluence und MediaWiki.

Das XWiki ist Open Source. Unternehmen dürften dabei vor allem zur besonders lang gepflegten Version mit Long Term Support (LTS) greifen. Viele nützliche Funktionen lassen sich durch Erweiterungen nachrüsten (e.g OpenID und LDAP). Im Gegensatz zu vielen Konkurrenten können Admins bei XWiki auch den Aufbau einer Seite vorgeben. So kann beispielsweise festgelegt werden, dass nach dem Seitentitel immer ein Datum folgt.

Das französische Unternehmen entwickelt zudem gleich mehrere kommerzielle XWiki-Varianten mit aufgebohrtem Funktionsumfang, beispielsweise XWiki Pro. Diese Variante ergänzt vor allem für Unternehmen wichtige Funktionen, wie etwa Single-Sign-On mit Microsofts Azure Active Directory.

Das XWiki dient nicht nur als reiner Wissensspeicher, sondern auch als Basis für neue Webanwendungen („Second Generation Wiki“), beispielsweise die Peer-to-Peer-Office-Software Cryptpad.

Hallo Welt!-Bewertung: XWiki ist eine vielseitige Software mit eigenen Innovationen. Allerdings ist es wie Confluence und OpenKM in Java geschrieben und beherrscht keine Semantik. Design und Technologie erscheinen nicht wenigen als outdated. Das Design mag ein Thema sein, aber die Entwickler von XWiki haben auf jedem Fall ein bemerkenswertes Produkt geschaffen. Allerdings sehen wir in MediaWiki – nicht zuletzt mit der Wikipedia im Hintergrund – die interessanteren und langfristigeren Entwicklungsperspektiven.