NIKKUS Veranstaltungstechnik GmbH

Zum einen wurden alle Prozesse – vom Lager, über die Disposition bis hin zum Verkauf – dort hinterlegt. Auf sämtliche Fragen finden insbesondere neue Mitarbeiter eine Antwort, beispielsweise: Ist ein Beamer am Veranstaltungsort und gegebenenfalls welcher? Wo ist die Zufahrt? Wo gibt es einen Parkplatz? Technische Daten zum Equipment, Erfahrungsberichte, Tipps und Tricks bei Problemen. Daneben finden sich übersichtlich strukturiert aber auch ganz allgemeine Informationen: Welche Auslagen wie dokumentiert werden müssen zum Beispiel, inklusive einem Link und Ausfüllhinweisen zum entsprechenden Formular.

Bild: BlueSpice pro im Einsatz bei Nikkus

„Unter ‚Neu bei Nikkus‘ haben wir eigene Standardseiten für Azubis und Neueinsteiger in unser Unternehmen mit den wichtigsten Basisinformationen. Es gibt Vorlagen für alle möglichen Briefe, Informationen zu unserem Firmennetzwerk oder auch zur Frage, wie man sich richtig am Telefon verhält“, erläutert Ulner.

Kurz gefasst: Alle Beschäftigten haben standortübergreifend sämtliches Wissen auf dem aktuellsten Stand zur Verfügung – unabhängig davon, ob der Chef oder zuständige Mitarbeiter gerade erreichbar ist oder nicht. BlueSpice ist komplett responsiv und damit auch mobil für alle Beschäftigten verfügbar, egal wo sich diese gerade aufhalten.

„Ich will gar nicht spekulieren, welche Telefonkosten und Mails wir uns mit BlueSpice sparen“, so Ulner. Auch die Einarbeitungszeit für Mitarbeiter verkürze sich dadurch enorm und sämtliche Arbeitsprozesse würden erheblich entschlackt. Die Akzeptanz bei NIKKUS sei hoch. „BlueSpice ist Teil unserer Firmenkultur.“

Ein wichtiger Erfolgsfaktor dabei sei, dass man BlueSpice unmittelbar eingeführt hat, als der Bedarf dafür entstanden ist – in Abstimmung von Geschäftsführung und Beschäftigten. Bei den Schreibrechten hätten sich flache Hierarchien bewährt – abgesehen vom Bereich Personal darf jeder lesen und schreiben. „Diese Transparenz kommt gut an.“

Jeder neue Mitarbeiter durchläuft zuvor eine kleine Schulung bei Florentine Ulner. „Der Aufwand dafür ist überschaubar. Das System ist relativ selbsterklärend. Lediglich beim Editor oder dem einen oder anderem Add On gibt es gelegentlich Rückfragen und dann wird im Zweifel eben mal kurz bei mir angerufen.“ Der Erfolg: „Wir haben mittlerweile eine kleine, treue Stammschreiberschaft, von denen einige sogar Wiki-Gärtner mit erweiterten Rechten geworden sind.“

Besonders zufrieden ist Ulner über die unkomplizierte Zusammenarbeit mit der Hallo Welt! GmbH. Bei technischen Problemen werde unkompliziert geholfen, zu vielen Mitarbeitern bestehe ein Du-Verhältnis und ein alljährliches Highlight sei das gemeinsame Come Together mit anderen BlueSpice-Kunden. „Da erfährt man auf lockere Art und Weise, was noch so alles möglich ist.“

In der Anfangsphase der Einführung gab es zunächst mehrere Schulungen der Hallo Welt GmbH! – für Admins und technische Redakteure auf der einen, für das breite Feld der konsumierenden Nutzer auf der anderen Seite.

Je nach Bedarf und gegebenenfalls auf Anfrage durch die einzelnen Fachabteilungen. „Mittlerweile setzen wir aber hauptsächlich auf eigene Multiplikatoren im Unternehmen, die ihr Wissen weitergeben“, so Nawratil, der in regelmäßigen Abständen selbst Mitarbeiterschulungen durchführt. Lediglich das Anwenderhandbuch für BlueSpice werde weiter durch die Hallo Welt! GmbH betreut.

Aktuell steht nun das Update auf BlueSpice 3 an. „Wir haben auch darüber diskutiert, ob wir das Freigabe-Procedere etwas erweitern und ein Vier-Augen-Prinzip einführen.“ Allerdings befinde man sich hier noch in der Diskussion, so Nawratil. Das Schöne an dem System sei seine Anpassungsfähigkeit. „Man muss nichts so nehmen wie es ist, sondern kann es den individuellen Bedürfnissen anpassen. Und hier funktioniert die Zusammenarbeit mit Hallo Welt! unkompliziert und reibungslos.“ (sa – 05/2019)