Eine Knowledge Base strukturieren

Teil VI – Weitere Anwendungsfälle

23. Dezember 2022

Die Artikel I bis V dieser Serie stellten das benötigte Hintergrundwissen für das Grundkonzept einer internen Knowledge Base und für Team-Wikis vor. Doch Wissensmanagement und Wikis können noch viel mehr.

Dass die möglichen Anwendungen in Unternehmenskontexten schier grenzenlos sind, zeigt sich auch in der täglichen Arbeit mit Kunden der Hallo Welt! immer wieder. Klassische Beispiele für den Einsatz von Wiki-basierten Lösungen im professionellen Umfeld sind:

  • Prozessmanagement (Prozesse, Arbeitsanweisungen, Rollen, Organisationsaufbau–Organigramme, Audits, Rollen)
  • Dokumente, die rechtlich bindend oder vorgeschrieben sind,
  • Dokumentationen (IT-, Technik-, Kunden-),
  • Organisationshandbücher,
  • Veranstaltungs- und Eventmanagement,
  • Risikomanagement,
  • Verzeichnisse, Kataloge – jede Art von Listen mit Metadaten.
  • (…)

Namensraum oder eigenes Wiki?

Es bietet sich dabei an, das bisher geschilderte Strukturkonzept logisch fortzuführen: Prozessbeschreibungen könnten beispielsweise einen eigenen Namensraum „Prozess“ bekommen. Aber die Entscheidung, ob ein Namensraum eingerichtet wird und was alles dort vorzufinden sein soll, sollten Unternehmen möglichst pragmatisch fällen – schließlich müssen die Mitarbeiter tagtäglich damit arbeiten und sollen Inhalte schnell auffinden.
Bei allen hier geschilderten Anwendungsfällen kann es durchaus Kriterien geben, die eigene (Unter-)Wikis rechtfertigen. Umfang, logische Struktur und Zugangsberechtigungen sind auch hier meist die maßgebenden Faktoren.

Akzeptanz der Benutzer ist Messlatte

Das in dieser Artikelserie geschilderte, generische Strukturkonzept lässt sich fast immer perfekt an Anforderungen anpassen, bietet Ihnen aber auch jederzeit Raum für eigene, abweichende Organisationsformen.
Auch dabei gilt: Es ist niemandem gedient, wenn ein neues System zwar der reinen Lehre entspricht und Wissensmanagement perfekt implementiert, von den Mitarbeitern jedoch nicht angenommen wird. Die Messlatte für gelungene Knowledge-Management-Lösungen sind (neben der Offenheit und Nachhaltigkeit) insbesondere die Benutzbarkeit und das schnelle Auffinden von gewünschten Informationen – im Arbeitsalltag.
Lösungen, die das nicht erfüllen, scheitern an der Akzeptanz – ganz unabhängig von der eingesetzten Technologie.

Lohnt der Aufwand für Mehrsprachigkeit?

Ein besonderer Fall stellt dabei das Problem der Mehrsprachigkeit dar. Aufgrund der Komplexität kann diese Artikelserie das nur anreißen.

Im einfachsten Falle landen Sprachvarianten auf Unterseiten, die mit einer Vorlage erstellt wurden und mit einem Plugin wie dem „Language Switcher“ verlinkt sind. Das ermöglicht den Lesern, mit einem Klick zwischen Sprachversionen umzuschalten – beispielsweise repräsentiert durch ein Flaggen-Icon. Allerdings sollte bei der Planung bedacht werden, dass Unterseiten eigentlich für vertiefte Informationen gedacht sind.

In Zeiten von Online-Werkzeugen wie DeepL oder Google Translate stehen Mitarbeitern gute Übersetzungstools zur Verfügung. Auch das hat sicher Anteil daran, dass immer weniger Unternehmen es auf sich nehmen, mehrere Sprachen zu pflegen und somit annähernd doppelten Aufwand zu betreiben. Langfristig ist es nur in den wenigsten Fällen sinnvoll, mehrere Sprachen in einem Wiki zu haben.

Wer jedoch beispielsweise aus Compliance-Gründen oder zugunsten der Barrierefreiheit gezwungen ist, Informationen in verschiedenen Sprachversionen vorzuhalten, sollte erwägen, die Wikipedia-Strategie mit separaten, eigenständigen Wikis für jede Sprache zu übernehmen. Dabei dann Inhalte synchron zu halten ist jedoch ein eigenes, umfangreiches Thema.

Wie BlueSpice die Frage der Übertragung von Inhalten und auch ihre Übersetzung angeht erfahren Sie in unserem Beitrag vom BlueSpice Summit 2022 zum Thema „Content Transfer“ hier auf YouTube.

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Die Hallo Welt! GmbH ist das Unternehmen hinter der Open-Source Enterprise-Wiki-Software BlueSpice, die mit über 1 Mio. Downloads in mehr als 160 Ländern verbreitet ist. Das Regensburger Unternehmen baut seit 2007 kollaborative Software für Wissensmanagement und Online-Dokumentationen.

Autoren: RH/MF

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