BlueSpice MediaWiki vs. Confluence:
Die Wiki-Alternativen – Teil 2

BlueSpice und Confluence lassen sich sowohl in der Cloud als auch lokal (also On Premises) betreiben. Klassische Sicherheitsfeatures wie Login- und Registrierungsfunktionen, Multi-Faktor-Authentifizierung oder Captcha-Funktionen sind ebenfalls vorhanden. Bei Bedarf können auch einzelne Seiten für Benutzergruppen gesperrt werden.

Viele Kunden nutzen BlueSpice in ihrer eigenen Serverumgebung. Aber auch hier wechseln viele zu einem Cloudhosting. Das BlueSpice Cloud-Hosting entspricht zu 100% den Standards der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Mit nachweisbarer Sicherheit und Compliance ermöglicht eine eigene, umfangreiche Konfigurationsseite („Datenschutzzentrale“) detaillierte Einstellungen zu den Regelungen der DSGVO.

BlueSpice bündelt sehr viele Erweiterungen und bietet damit im Standard mehr Funktionalität als seine Marktbegleiter. Doch BlueSpice bleibt nicht stehen. Das System kann jederzeit durch zusätzliche Plugins erweitert werden, die auf mediawiki.org gelistet oder selbst geschrieben sind. Unter den vielen Erweiterungen fällt dem Entwickler vor allem Scribunto auf: BlueSpice bietet die Möglichkeit, die Skriptsprache Lua einzubetten, mit der sich einfache Programmierungen realisieren lassen.

Atlassian bietet mehrere Cloud-Pakete für Confluence an. Entgegen der Behauptung von Atlassian, alle Regelungen der DSGVO einzuhalten, unterliegt der australische Hersteller eben nicht primär den Regelungen und dem Rechtsraum der EU. Die Tatsache, dass Australien zu den Five-Eyes-Staaten gehört, die in Sachen Spionage (auch Wirtschaftsspionage) eng mit den US-Geheimdiensten kooperieren und sich dem US Cloud Act unterwerfen, macht es für viele Anwender schwer nachvollziehbar, dass Atlassian in Deutschland tatsächlich rechts- und datenschutzkonform eingesetzt werden kann. Insbesondere in der zuletzt stark beworbenen Cloud-Variante. Und für die etwas sichereren On-Premises-Versionen hat Atlassian zuletzt die Preise teilweise um mehrere hundert Prozent erhöht.

Für Erweiterungen bietet Confluence einen Marketplace, ein wichtiges Ökosystem, über den Dritte meist kostenpflichtige Erweiterungen anbieten.

Die Editoren beider Programme erlauben es, dynamische Inhalte zu integrieren. Ein typisches Beispiel ist hierfür die Anzeige von Ablaufdiagrammen, das Einbinden von Multimedia-Playern oder von Formeln und Navigationselementen.

In der Regel funktioniert das über „Tags“. Beide Systeme bieten hier eine Vielzahl schnell eingebundener Zusatzfunktionen – „Makros“ bei Confluence, „Magic Words“ bzw „Droplets“ bei BlueSpice. Dazu gibt’s für häufig benötigte Tags schicke Assistenten. Mit den BlueSpice „Droplets“ oder dem Confluence „MacroBrowser“ lassen sich mit wenigen Klicks die wichtigsten Funktionen auch ohne Vorkenntnisse einbinden.

BlueSpice: Magic Words, Parser Functions und Droplets

Geht man etwas in die Tiefe, so sieht man, dass MediaWiki, die Basis von BlueSpice, unter dem Begriff Magic Words viele hilfreiche Funktionen bündelt. Über 120 Magic Words dienen als mächtige Werkzeuge, vor allem als Bausteine für komplexere Vorlagen. So lassen sich Magic Words mit Parser Funktionen kombinieren, um einfache logische Vorgänge zu modellieren. Das erlaubt es, schnell einen Tag mit folgender Abfrage zu bauen: „Wenn es eine Seite mit dem Titel Corporate Identity gibt, gib sie aus, ansonsten spring zur nächsten Seite“.

BlueSpice gibt mit diesen Werkzeugen erfahrenen Autoren die Möglichkeit, Seiten-Funktionalitäten frei und angepasst an den aktuellen Bedarf zusammenzustellen. Unternehmen können so Wissen auf durchdachten, gleichen Strukturen aufbauen. Gute gemachte Templates und Funktionalitäten helfen den Mitarbeitern, Wissen schnell zu erstellen, abzufragen und zu erfassen – nachhaltig und effizient, ohne jedes Mal das Rad neu erfinden zu müssen.

In BlueSpice 4 sind viele dieser Magic Words nun als Droplets zu finden, erfüllen aber ihre gewohnte Funktion.

Confluence: Freie und kostenpflichtige Makros

Confluence bündelt viele dieser Funktionalitäten unter dem Begriff Makros. Auf der Webseite der aktuellen Confluence-Version findet sich eine lange Liste offizieller Makros. Dazu kommen kostenpflichtige Plugins und „Howtos“ zum selbst programmbierbaren.

Sowohl BlueSpice als auch Confluence erlauben es, auf einfache Weise Dateien hochzuladen und auf Wunsch zu kategorisieren oder zu versionieren. Office-Dokumente wie Word, PowerPoint oder Excel und Äquivalente von anderen Herstellern lassen sich einbinden und über entsprechende Schnittstellen bearbeiten. Große Unterschiede bestehen dabei jedoch bei den Konzepten des Dateihandlings im Backend.

BlueSpice: Zentrale Dateiverwaltung à la MediaWiki

BlueSpice arbeitet mit einer zentralen Dateiverwaltung, ganz im Sinne von MediaWiki. Dokumente werden primär geteilt und nicht in Berechtigungscontainer gesteckt. Alle hochgeladenen Dateien werden in einem Namensraum für Dateien verwaltet und sind so für alle Bereiche des Wikis verfügbar und durchsuchbar.
Eine eigene Managementseite („Extended Filelist“) in BlueSpice erlaubt dabei die Dateiverwaltung mit dem Administrator. Unternehmen können so ihre Dateien deutlich transparenter verwalten und Redundanzen und Mehrfachkopien verhindern. Oder auch explizit erlauben.

Manchmal kann es notwendig sein, Dokumente nur mit eingeschränkten Benutzerrechten zur Verfügung zu stellen, z.B. Wiki-Seiten der Rechts- oder Personalabteilung. Diese Seiten werden dann in eigenen, geschützten Namensräumen mit speziellen Berechtigungen abgelegt und sind somit nur für diese spezielle Benutzergruppe bearbeitbar oder sichtbar (und auffindbar). In der Farm-Variante von BlueSpice sind auch komplette eigene Workspaces möglich.

Confluence: Dokumente direkt an Einträgen, Dopplungen vorprogrammiert

In Confluence werden Dokumente immer an einzelne Seiten angehängt. So wie die Seiten zu einem Space gehören, können auch alle Dokumente dieses Spaces angezeigt und bearbeitet werden. Um dasselbe Dokument in einem anderen Space zu verwenden, muss es zunächst kopiert werden. Da in Confluence jeder Space per Design seine eigene(n) Berechtigung(en) hat, ist der Zugriff auf die Dokumente auf die Benutzergruppen beschränkt, die für den Space berechtigt sind.

Metadaten, also zusätzliche Informationen über ein Dokument, sind zu einem wichtigen Werkzeug nicht nur für das Auffinden von Dokumenten geworden. Dazu gehören z.B. Schlagworte (Tags) bei Bildern, aber auch deren Änderungsdatum und vieles mehr.
Unter Metadaten verstehen Fachleute in der Regel auswertbare Daten, die einem Dokument zugeordnet sind, z.B. die Angabe des Autors, die letzte Änderung des Artikels oder der Freigabestatus, aber auch auswertbare Daten, die in einem Dokument vorkommen. Ein typisches Beispiel für Metadaten sind die Infoboxen in Wikipedia, in denen bei Artikeln über Produkte Informationen über den Hersteller, die jeweilige Garantiezeit und Partnerrabatte ausgelesen und in einer Übersichtsliste angezeigt werden.
Solche Metainformationen helfen im Unternehmen, bei der Suche das richtige Dokument im Kontext zu finden. BlueSpice und Confluence bieten beide Lösungen für den Umgang mit Metadaten an, der Zugang dazu unterscheidet sich jedoch stark.

BlueSpice: Metadaten aus einer Hand mit “Semantic MediaWiki”

BlueSpice liefert mit den Semantic-MediaWiki-Erweiterungen ein schon im Standard vorhandenes, konkurrenzloses Technologie-Framework mit, das Unternehmen erstaunliche Gestaltungsfreiräume gibt. Ganz praktisch lassen sich schon mit Bordmitteln komplexe Lösungen für sehr individuelle Aufgaben modellieren. Ein gutes Beispiel ist findet man im Prozessmanagement. So kann man in BlueSpice Dokumente mit Hilfe von Formularen mit Metadaten anreichern.

Die Formulare aber auch die Verwaltung von Metadaten können im Wiki jederzeit angepasst und weiterentwickelt werden. Oder man nutzt die Funktionen, um mit Bordmittel um ein passgenaues Produktmanagement aufzusetzen.

Die Metadaten lassen sich in unterschiedlichster Form darstellen, beispielsweise in Karten, Zeitleisten oder Kalendern.

Confluence: Diverse Hersteller bieten Zusatzplugins an

Metadaten und deren Verwaltung werden in Confluence durch externe Plugins („Apps“) realisiert, die separat lizenziert und erworben werden müssen. Mit zusätzlichen Informationen entsteht auch der Nachteil, dass sehr schnell ein Wildwuchs an Metadaten und Strukturen entstehen kann. Eine aufwändige Pflege wird dann nötig.

Um die Qualität der Inhalte einer Wiki-Seite zu gewährleisten, gibt es zahlreiche Werkzeuge. Das klassische Werkzeug im Wiki ist das Abonnieren („Beobachten“) einer Seite. Um aber den Anforderungen eines Unternehmens gerecht zu werden, haben sowohl BlueSpice als auch Confluence eine ganze Reihe weiterer Werkzeuge entwickelt: Das Arbeiten mit Workflows, Freigaben, Erinnerungen oder Lesebestätigungen ist in einem Enterprise-Wiki selbstverständlich möglich.

BlueSpice: Workflows in der Enterprise-Version

In den kostenpflichtigen Versionen von BlueSpice steht dem Benutzer eine Workflow-Funktion zur Qualitätssicherung von Artikeln zur Verfügung, die auch mit einem Erstellungs- und Freigabemechanismus kombiniert werden kann. Benutzer oder Benutzergruppen können Artikeln als Beobachter zugeordnet werden, Benutzer können sich auch selbst auf eine Wiedervorlageliste für Artikel setzen und diese z.B. als veraltet markieren. Die Qualitätssicherungswerkzeuge enthalten auch ein einfaches Taskmanagement. Dabei bleibt man der Wiki-Idee verbunden: Möglichst viele Mitarbeiter eines Unternehmens sollen ihre Erfahrungen einbringen können, um einfach, direkt und wesentlich zur Qualität eines Wikis beizutragen.

Confluence: Apps, teils kostenpflichtig

In Sachen Qualitätssicherung setzt Atlassian sehr auf das Zusammenspiel von Confluence mit dem hauseigenen Ticketsystem Jira. Wem das zu viel ist, für den bietet Confluence auch ein kleines, eingebautes Taskmanagement an. Daneben gibt es viele Apps für Workflowfunktionen, zur Dokumentenkontrolle und vieles mehr. Sie sind kostenpflichtig über deren Marketplace zu erwerben sind.

Berichte („Reports“) sind Zusammenfassungen definierter relevanter Daten, auch aus unterschiedlichen Bereichen und Quellen. Diese Zusammenfassungen sollen automatisiert erfolgen und helfen, die geleistete Arbeit in einer übersichtlichen (Kurz-)Fassung für die weitere Entscheidungsfindung, als Arbeitsnachweis oder als Informationsgrundlage für Nachfolger darzustellen. Dies sollte weitgehend automatisiert erfolgen, damit die Mitarbeiter nicht durch die Arbeit an den Berichten von ihrer eigentlichen Arbeit abgehalten werden.

BlueSpice: Viele Tools für den redaktionellen Alltag

Bereits die Standardversion von BlueSpice bietet eine Vielzahl von Funktionen rund um das Reporting. Neben den klassischen Werkzeugen zur Beobachtung von Änderungen wie Beobachtungslisten, Dashboard-Funktionen und Benachrichtigungssystem fallen vor allem die vielen Wartungsseiten auf, z.B. Listen mit defekten Weiterleitungen, „Links auf diese Seite“, Änderungen an verlinkten Seiten, Seiten ohne Kategorien oder Seiten mit Duplikaten. Diese Wartungsseiten sind bereits im Standard-MediaWiki enthalten und werden erfahrungsgemäß mit zunehmendem Alter eines Wikis immer wichtiger.

Confluence: Externe, separat zu lizenzierende Erweiterungen

Confluence erfasst zahleiche Aktionen von Anwendern, bringt eine große Anzahl (teils kostenpflichtiger) Erweiterungen für das Reporting und erlaubt dem Administrator und Berechtigten umfangreiche Berichte, bis hin zu detaillierter Zeiterfassung.

Sowohl BlueSpice als auch Confluence erlauben Kommentare, Diskussionen und bieten eine einfache Blogfunktion an. Diskussionen und Kommentare sind schon im Standardumfang unter jedem Artikel möglich, zusätzliche Kommunikationswege sind möglich, unterscheiden sich aber in Ausführung und Lizenzierung stark.

BlueSpice: Neues, überarbeitetes Benachrichtigungssystem

Im Vergleich zu den Funktionen in der Wikipedia präsentiert sich bereits das klassische, standardisierte Kommentar- und Benachrichtigungssystem in BlueSpice als deutlich benutzerfreundlicher und intuitiv. Benutzer können Benachrichtigungen via Mail und übers Web erhalten und die Anlässe für eine Benachrichtigung detailliert festlegen, indem sie aus einer langen Liste möglicher Benachrichtigungen auswählen.

Confluence: Integration mit Jira und Hipchat als kostenpflichtige Add-Ons

Confluence kann das hauseigenen Ticketsystem Jira anzubinden, das die Kommunikation und Aufgaben koordiniert. Zudem steht mit HipChat ein eigenes InstantMessaging- und Chat-System zur Verfügung. Beides sind kostenpflichtige Einzelprodukte. Confluence kann ebenso Mitarbeiter zu definierbaren Anlässen per E-Mail oder Web informieren.

Lesen Sie auch den ersten Teil dazu, wie sich BlueSpice und Atlassians Confluence bei den Themen Editor, inhaltliche Strukturierung, Suche und Navigation unterscheiden.

Die Hallo Welt! GmbH ist das Unternehmen hinter der Open-Source Enterprise-Wiki-Software BlueSpice, die mit über 1 Mio. Downloads in mehr als 160 Ländern verbreitet ist. Das Regensburger Unternehmen baut seit 2007 kollaborative Software für Wissensmanagement und Online-Dokumentationen.