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BlueSpice Social: Firmenwissen im Dialog entwickeln

21.08.2019

Unter dem Oberbegriff “BlueSpice Social” laufen in BlueSpice 3 eine ganze Reihe an Funktionen zusammen. Das Ziel: Teamwork und Kollaboration der Wiki-Nutzer unterstützen und so die Qualität der Wiki-Inhalte verbessern. Ein Interview mit Dr. Richard Heigl, CEO bei der Hallo Welt! GmbH.

Richard, BlueSpice Social orientiert sich sicher an Social-Media-Plattformen wie Facebook und Twitter, oder?

„Jein. Die Grundidee von BlueSpice Social ist es, Inhalten zu folgen und nicht Personen, wie das in vielen der einschlägigen Social-Media-Netzwerken der Fall ist. Das macht auch Sinn, denn ein Wiki ist im Kern eine inhaltsgetriebene Anwendung.

Trotzdem gibt es Anregungen unserer Kunden hinsichtlich der Erweiterung der Social-Funktionalität. Wir prüfen das und entwickeln die Social-Funktionen ggf. entsprechend weiter.“

Was macht denn BlueSpice Social so besonders?

Das Herzstück von BlueSpice Social ist unsere Timeline. Diese ist über die linke Hauptnavigation in BlueSpice 3 ansteuerbar. Hier laufen folgende Inhalte zusammen:

  • Diskussionsbeiträge zu Artikeln,
  • Beiträge aus dem Blog,
  • Beiträge aus dem Microblog,
  • Kommentare aus den oben genannten Funktionen und
  • Aktivitäten der Wiki-Nutzer (optional)

Übrigens: Die Inhalte der Timeline kann man filtern und in jeden beliebigen Wiki-Artikel einbinden, auch auf der Wiki-Startseite. Wir selbst haben dort zum Beispiel die Blogbeiträge eingebunden, um Mitarbeiter schnell über organisatorische Änderungen oder Events zu informieren.

Ansicht Hauptnavigation von BlueSpice mit Link zur Timeline

Screenshot: Der Link zur Timeline in der Hauptnavigation (links)

Da kommt in der Timeline sicher einiges an Content zusammen, oder? Wird das nicht schnell unübersichtlich?

Das kann man so sagen. Deshalb bieten wir die Möglichkeit, die Inhalte gemäß den eigenen Bedürfnissen zu sortieren und zu filtern, z. B. nach Erstell- und Bearbeitungsdatum oder nach Besitzer/ Autor. Darüber hinaus lassen sich – je nach Präferenz – unerwünschte Inhalte komplett ausblenden, z. B. Microblogbeiträge. Aber auch die Filterung nach archivierten oder nicht archivierten Inhalten ist möglich. Möchte ich mir lediglich die Beiträge zu einem bestimmten Wiki-Artikel anzeigen lassen, ist auch dies machbar.

Symbole der Sortier- und Filteroptionen der Timeline

Screenshot: Sortier- und Filteroptionen der Timeline

Das klingt spannend. Aber muss ich die für mich relevanten Inhalte jedes mal auf’s Neue eingrenzen?

Nein. Dieses Problem haben wir gelöst. Die Filtereinstellungen werden in die URL übernommen und sind somit zum Bookmarken geeignet. Alle Suchparameter bleiben dabei erhalten. Das spart viel Zeit. Ein weiterer Vorteil: Gefilterte und sortierte Ergebnislisten sind per E-Mail oder Firmenchat versendbar. Das ist echt praktisch und wird von unseren Kunden gerne angenommen.

Ich schlage vor, wir schauen uns die einzelnen Social-Funktionen mal etwas genauer an:

Diskussionen

Änderungen an Artikeln erfordern manchmal einen Ideen- oder Gedankenaustausch der Wiki-Nutzer. Zu diesem Zweck haben wir die Diskussionsbeiträge eingeführt. Um Beiträgen eine gewisse Finesse zu verleihen, lassen sich diese mithilfe des visuellen Editors formatieren. Auch Bilder können an Diskussionsbeiträge angehängt werden. Unter einem Artikel werden stets die ersten drei Beiträge ausgegeben, weitere können auf Klick angezeigt werden. Spannend im Sinne eines reduzierten Aufgaben-Managements ist, dass Beiträge als „geschlossen“ markiert werden können, sobald eine “Aufgabe” erledigt ist. Und sollte sich einmal der Fehlerteufel eingeschlichen haben, können Beiträge im Nachhinein bearbeitet bzw. je nach Recht auch vollständig gelöscht werden. Stellt sich heraus, dass Beiträge eine thematische Nähe zu bestehenden Wiki-Artikeln haben, können diese dem Artikel zugeordnet werden. Auch hier ein Hinweis für Kunden, die noch eine ältere BlueSpice-Version nutzen: die Shoutbox wird bei einem Upgrade auf BlueSpice 3 in Form der Diskussionsbeiträge migriert. Es geht also nichts verloren.

Blog

Auch die Blog-Funktion ist in BlueSpice 3 über die linke Navigation ansteuerbar. Hier werden in der Regel Firmennews veröffentlicht. Die Blogbeiträge sind formatierbar und können mit Bildern angereichert werden. Aber auch Kommentare zu den Blogbeiträgen sind möglich. Dabei werden die letzten drei Kommentare standardmäßig angezeigt, weitere sind nachladbar. Darüber hinaus lassen sich Blogbeiträge empfehlen und mit Wiki-Artikeln verknüpfen. Aber nicht nur das: Blogbeiträge lassen sich beobachten, wobei die von mir selbst bearbeiteten bzw. kommentierten Blogbeiträge automatisch beobachtet werden. Die Beobachtungsliste befindet sich unter dem Avatar rechts oben im Wiki. Wichtig für Kunden, die noch eine ältere BlueSpice-Version nutzen: Bestehende Blogs werden bei einem Upgrade auf BlueSpice 3 migriert.

Beispiel eines Blogbeitrags im BlueSpice-Wiki

Screenshot: Ein Blogbeitrag von Dr. Richard Heigl im BlueSpice-Wiki.

Microblog

Unser Microblog basiert auf dem Twitter-Konzept: kurze, knackige Infos. Beiträge im Microblog sind nur sehr eingeschränkt formatierbar und erscheinen auch nur in der Timeline, sprich es gibt keinen eigenen Bereich oder Navigationspunkt, unter dem alle Microblog-Beiträge zusammenlaufen. Erstellen lassen sich Microblog-Beiträge durch Klick auf das “+” Icon rechts oben in der Timeline.

Aktivitäten der Wiki-Nutzer

Hin und wieder ist es sinnvoll die Aktivitäten der Wiki-Nutzer in chronologischer Reihenfolge einzusehen. Zur Übersicht gelangt man durch Klick auf das Zahnrad-Icon in der linken Navigation, im weiteren auf “Spezialseiten” und “Aktivitäten”. Auf Wunsch lassen sich die Aktivitäten in die Timeline einbinden und dann entsprechend filtern. So wird auf einen Blick transparent, welcher Wiki-Nutzer wann was gemacht hat. Maximale Transparenz also. Für den einen Kunden ist das wichtig, für andere irrelevant. Übrigens: Die letzten Beiträge eines Wiki-Nutzers werden auch in dessen Nutzerprofil gelistet. So hat jeder seine persönlichen Aktivitäten im Griff.

Übersicht der letzten Aktivitäten im Wiki

Screenshot: Die letzten Aktivitäten im Wiki

Kannst Du uns ein paar Praxisbeispiele geben? Wie setzen Kunden BlueSpice Social konkret ein?

Kleinere Unternehmen nutzen unsere Social-Funktionen im Rahmen eines einfaches Intranetportals. Auf der Startseite finden die Kollegen Nachrichten aus der Geschäftsführung und aus den Abteilungen –  wie früher in der Mitarbeiterzeitung, nur eben super-aktuell und online. Das Wiki selbst ist die interne Knowledge Base. Hier steht der Austausch über das Unternehmen sowie die Produkte und Dienstleistungen im Vordergrund.

Denkbar sind in kleinerem Rahmen “Team-Rooms” für Abteilungen: Zum Beispiel als kollaborative Projektdatenbank mit Kurzmeldungen und Blogbeiträgen.

Ein weiteres Beispiel ist die Dokumentation für technische Anlagen. Aus Sicherheits- und Haftungsgründen dürfen nur wenige Redakteure Betriebsanleitungen und Beschreibungen bearbeiten. Die Diskussionsfunktion am Artikel ermöglicht aber das Sammeln von Rückmeldungen aus der Belegschaft oder Technikern vor Ort. So lassen sich zum Beispiel Berichte über Wartungsarbeiten oder Rückfragen zur Handhabung von Gefahrenstoffen hinterlegen.

Auch Immobilien ließen sich besser verwalten: Da die Verwalter selbst selten im Objekt vor Ort sind, könnten Mitarbeiter Rückmeldung geben und beispielsweise Schäden am Objekt im Wiki dokumentieren. Über das Smartphone lassen sich die Meldungen mit entsprechenden Fotos anreichern.

BlueSpice Social bietet also eine ganze Menge. Was aber, wenn ein Kunde das gar nicht möchte?

Während einige unserer Kunden die Vorteile von BlueSpice Social sehr zu schätzen wissen (mehr Interaktion, aktivere Nutzer, mehr Wiki-Inhalte etc.) verzichten andere bewusst auf die Social-Funktionen, weil Sie beispielsweise schon andere Kommunikationskanäle im Intranet haben und die Nutzerkommunikation dort kanalisieren möchten. Wie auch immer, eine Deaktivierung von BlueSpice Social ist natürlich möglich. So bekommt jeder Kunde genau das, was er sich wünscht.

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