Eine Knowledge Base strukturieren

Eine Knowledge Base ist eine Software, die es ermöglicht, Wissen zentral zu hinterlegen. Unternehmen und Organisationen nutzen Wissensdatenbanken, um Informationen aus dem gesamten Zyklus der Wertschöpfung zu speichern. Dazu zählen beispielsweise:

• Dokumentation von Prozessen, Abläufen, Entscheidungen und Richtlinien bis hin zum kompletten Unternehmensaufbau inklusive Zuständigkeiten,
• Beschreibung von Produkten und Dienstleistungen,
• Informationen jeder Art rund um Kundenprojekte, Dienstleister und Partner,
• Planung von Projekten und Kampagnen,
• Schulungsmaterialien zu Produkten und internen Abläufen,
• Protokolle und Berichte

… und vieles mehr.

In einer gut geplanten und gepflegten Knowledge Base findet sich all das Wissen, das jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter eines Unternehmens benötigt, um die tägliche Arbeit schnell, effizient und fehlerfrei erledigen zu können und zwar ohne lange nachfragen zu müssen.

Weil dieses Wissen für das Unternehmen Gold wert ist („Wissen ist ein wertvolles Asset“), muss vieles davon unternehmensintern bleiben. Deshalb muss jede interne Knowledge Base auch eine sichere Zugriffssteuerung mitbringen. Nur so lässt sich sicherstellen, dass nur die Mitarbeiter eines Unternehmens oder einer Organisation Zugriff auf für ihre Arbeit notwendige Informationen haben. Spätestens mit dieser Anforderung ist eine irgendwie geartete Management-Software notwendig.

„Ein Wiki (hawaiisch für „schnell“) ist eine Website, deren Inhalte von den Besuchern nicht nur gelesen, sondern auch direkt im Webbrowser bearbeitet und geändert werden können (Web-2.0-Anwendung).“ (Wikipedia)

Wikis sind heute die Standardlösung für Wissensdatenbanken. Sie sind sehr flexibel und für die verschiedensten Zwecke nutzbar. Sie verfolgen dabei eine kollaborative Strategie: Wie in der Wikipedia sollen möglichst viele Mitarbeiter unkompliziert lesen und schreiben können, damit die Firma (oder Community) effizient und schnell neue und aktuelle Informationen erstellen und austauschen kann.

Unter der Haube der Wikipedia läuft die Software MediaWiki. Die frei verfügbare Wissensverwaltungssoftware ist das Fundament, das den Betrieb einer der größten Webseiten der Welt sicherstellt – als Community-Projekt.

Gleichzeitig ist MediaWiki auch die technische Basis für BlueSpice, die die Stärken der Wikipedia um Enterprise-Funktionen erweitert in Unternehmen bringt. In den letzten Jahren hat sich BlueSpice als führende MediaWiki-Distribution durchgesetzt.

Verschiedene BlueSpice-Editionen stehen zur Verfügung, wobei die Cloud-Lösung BlueSpice farm Kunden das Maximum an Strukturierungsmöglichkeiten und Funktionen zur Verfügung stellt, die sie im Unternehmen benötigen.

Die in dieser Artikelserie geschilderten Konzepte lassen sich in jeder Firma jeder Größe anwenden. Sie sind zugeschnitten auf BlueSpice, können aber auch auf andere Knowledge-Base-Produkte wie Confluence, XWiki oder DokuWiki erfolgreich übertragen werden, selbst wenn die Ansätze hier gemäß der technischen Möglichkeiten angepasst werden müssen.

Sollten Sie verschiedene Softwarelösungen vergleichen wollen finden Sie wertvolle Hilfe unter folgenden Links:
>> zum Marktübersicht der einzelnen Wiki-Lösungen im Linux-Magazin
>> zum Vergleich zwischen MediaWiki und BlueSpice
>> zum Vergleich zwischen MediaWiki und Confluence

Die Hallo Welt! GmbH ist das Unternehmen hinter der Open-Source Enterprise-Wiki-Software BlueSpice, die mit über 1 Mio. Downloads in mehr als 160 Ländern verbreitet ist. Das Regensburger Unternehmen baut seit 2007 kollaborative Software für Wissensmanagement und Online-Dokumentationen.