Eine Knowledge Base strukturieren

Teil III – Heterogene Inhalte strukturieren

2. Dezember 2022

Wer vor der Aufgabe steht, Struktur in seine Daten zu bekommen, muss Inhalte und ihre Organisation mit den technischen Gegebenheiten zusammenbringen.

Dabei treffen sehr heterogene Inhaltstypen auf ebenso heterogene Strukturierungsfunktionen. Die Inhaltstypen sind zudem charakterisiert durch unterschiedliche Themen, Dokumenttypen, Zugriffsberechtigungen, nötige Assistenzsysteme und Sprache. Als Strukturierungsfunktionen bieten sich Unterseiten, Kategorien, Namensräume oder gar mehrere, separate Wikis an – BlueSpice bringt da sogar noch Bücher und das Semantic MediaWiki mit.

Inhaltstypen

Um das besser zu verstehen, werfen wir einen näheren Blick auf die Inhaltstypen. Wir sind mit einer ganzen Reihe von Herausforderungen konfrontiert:

  • Themengruppen: Nicht jeder Inhalt ist für jeden relevant. Es gibt Teams, Abteilungen oder Projekte mit individuell für sie wichtige Inhalte.
  • Dokumententypen: Inhalte werden in der Regel in sehr unterschiedlichen Formaten abgelegt. Es gibt Beschreibungsartikel, Protokolle, Checklisten, Planungsdokumente und vieles mehr. Manche Inhalte sind stärker, andere schwächer oder gar nicht vorstrukturiert und für unterschiedlichen Phasen eines Arbeitsprozesses gedacht.
  • Zugriffsberechtigungen: Nicht jedes Dokument soll von jedem gelesen, bearbeitet oder gar gelöscht werden können. Die Inhalte gruppieren sich also auch danach, wer was damit machen darf.
  • Assistenzsysteme: Häufig benötigen Inhalte unterschiedliche technische Funktionen, um sie entsprechend den Anforderungen des Unternehmens bearbeiten zu können. So müssen manche Dokumente erst gesichtet und freigegeben werden, für manche Inhalte sind unterstützende Workflow-Funktionen und Erinnerungssysteme notwendig. Gleichzeitig existieren viele Inhalte, die keine Zusatzfunktionen für ihre Verwaltung erfordern.
  • Sprache: Fast immer sind Inhalte auch in unterschiedlichen Sprachen bereitzustellen – wenn ein Unternehmen beispielsweise ein Firmenhandbuch auch für die Kollegen in Niederlassungen in anderen Ländern zugänglich macht.

Strukturierungsfunktionen

Nun gilt es, diese heterogenen Inhalte mit den Funktionen der Software in Einklang zu bringen. MediaWiki hat standardmäßig vier Strukturierungsfunktionen an Bord, mit denen sich Themengruppen, Dokumententypen, Zugriffberechtigungen, Assistenzsysteme und Sprachvarianten in den Griff bekommen lassen. Mit aufsteigender Komplexität sind das:

  • Unterseiten: Jeder Wiki-Seite lassen sich hierarchisch (absteigend) Unterseiten zuordnen.
  • Namensräume: Wiki-Seiten können auch in eigene „Räume“ gelegt werden. Für diese Räume lassen sich individuelle Berechtigungen festlegen und Assistenzsysteme freischalten.
  • Kategorien stellen eine Verschlagwortung dar. MediaWiki bringt dafür ein einzigartiges Kategoriensystem mit, das sich hierarchisch gliedern lässt.
  • Mehrere Wikis: In vielen Fällen macht es Sinn, Inhalte gleich auf mehrere, separate Wikis zu verteilen und dann miteinander zu verknüpfen.

Erweiterte Funktionen in BlueSpice

Die kommerziellen Versionen von BlueSpice bringen darüber hinaus zwei weitere Funktionen mit, die sich nicht nur in komplexen Szenarien sehr hilfreich erwiesen haben:

  • Semantic: Mit den „Semantic“-Erweiterungen können Anwender (Wiki-)Seiten mit beliebigen zusätzlichen Metadaten anreichern. Metadaten sind Datumsangaben, Ortsangaben, Verantwortlichkeiten, Nummerierungen u.v.a.m. Diese hinterlegten Metadaten reichern die Einträge in der Knowledge Base an und helfen, das Wissen zu strukturieren und auswertbar zu machen.
  • Die Buchfunktion bringt Seiten in eine strenge, hierarchische Struktur. In Büchern spielt beispielsweise die Reihenfolge der Kapitel eine wichtige Rolle – außerdem genießt das in „Büchern“ aufgenommen Wissen immer eine höhere Wertigkeit.

Die Hallo Welt! GmbH ist das Unternehmen hinter der Open-Source Enterprise-Wiki-Software BlueSpice, die mit über 1 Mio. Downloads in mehr als 160 Ländern verbreitet ist. Das Regensburger Unternehmen baut seit 2007 kollaborative Software für Wissensmanagement und Online-Dokumentationen.

Autoren: RH/MF

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