Eine Knowledge Base strukturieren

Teil I der fünfteiligen Artikelreihe

22. November 2022

Das Thema ist komplex: Wie soll ein Unternehmen seine wertvollen, internen und externen Informationen strukturieren? Wo soll es diese ablegen? Wer kontrolliert, dass die Informationen aktuell sind? Wer kümmert sich darum?

Das interne Wissen eines Unternehmens zu organisieren ist eine gewaltige Aufgabe. Viele Mitarbeiter, viele Unternehmen verbringen wertvolle Arbeitszeit mit dem Suchen nach Informationen, jeden Tag, jede Woche, jeden Monat.

Meist landet alles, was Mitarbeiter nicht klar zuordnen können schlicht im Dateisystem: Allzu oft müssen Informationssuchende sich in Ordnerhierarchien mit Nummernsystemen zurechtfinden, um schließlich Dokumente zu finden, deren Relevanz nicht immer garantiert ist. Die unorganisierte, „gewachsene“ Dateiablage ist weit verbreitet – doch mehr und mehr Firmen stoßen damit an Grenzen.

Wissensdatenbanken

Ein zentrales System, eine „Wissensdatenbank“ („Knowledge Base“), wo eine einzige Suchanfrage zu den gewünschten Informationen führt, haben dagegen immer noch nur die wenigsten Firmen am Start – obwohl die Einführung von Wiki-Software in Unternehmen hier vor 15 Jahren den technologischen Durchbruch brachte.

Dabei liegen die Vorteile auf der Hand: Mit Wikis können Sie

  • Wissen zentral und bequem ablegen, verwalten und aktuell halten.
  • Ihre Mitarbeiter jederzeit und effizient einfach über den Browser auf das Unternehmenswissen zugreifen lassen.
  • Relevante Inhalte schnell finden – dank eingebauter, modernen Suchmaschinen.
  • Ihren Mitarbeitern die Möglichkeit einräumen, selbst schnell und unkompliziert Wissen zu ergänzen, zu aktualisieren oder komplett neu zu erstellen.

Um das volle Potenzial dieser Möglichkeiten auszuschöpfen, bietet es sich an, Unternehmensinhalte in einem Wiki zu strukturieren. Dieser Prozess lässt sich beliebig individualisieren und optimieren, was maßgeschneiderte Lösungen für jedes Einsatzszenario ermöglicht. Mit ein wenig Vorarbeit in Planung und Konzeption klappt das auch ganz einfach.

Eine tragfähige Struktur aufbauen

Die Experten von HalloWelt haben diese Artikelserie zusammengestellt, um einen  Einstieg ins Knowledgemanagement zu geben. Wikis eignen sich perfekt dafür, eine tragfähige Struktur für eine interne Knowlegde Base aufzubauen, die für die meisten Unternehmen funktioniert – und diese Anleitung hilft Ihnen dabei.

Die Informationen, die wir hier gesammelt haben, stammen aus über 15 Jahren Erfahrung in der Praxis, mit großen und kleinen Kunden der HalloWelt! aus der ganzen Welt, aus verschiedensten Branchen, aber auch aus unserem Engagement in NGOs und Communities wie etwa Wikipedia.

Wir haben diese Anleitung aufgeteilt auf mehrere Artikel:

25.11. Definition einer Knowledge Base und die Rolle von Wikis
01.12. Struktur in heterogene Inhalte bringen
09.12.  Was ist für wen relevant? Themengruppen und Dokumenttypen in Namensräumen
16.12. Zugriffsberechtigungen – Wer darf die Informationen sehen?
23.12. Weitere Use Cases & Mehrsprachige Inhalte

Der zweite Teil der Serie erscheint am 25.11.2022 unter dem Titel
„Definition einer Knowledge Base und die Rolle von Wikis“

Die Hallo Welt! GmbH ist das Unternehmen hinter der Open-Source Enterprise-Wiki-Software BlueSpice, die mit über 1 Mio. Downloads in mehr als 160 Ländern verbreitet ist. Das Regensburger Unternehmen baut seit 2007 kollaborative Software für Wissensmanagement und Online-Dokumentationen.

Autoren: RH/MF

Teilen Sie diesen Beitrag, wählen Sie Ihre Plattform!

Sofern nicht anders angegeben, sind die News auf dieser Website lizensiert unter
Creative Commons Attribution 4.0 International Lizenz.

Weitere BlueSpice News

  • Eine Knowledge Base strukturieren

    22. November 2022

    Der Auftakt zur Artikelreihe: Wie soll ein Unternehmen seine wertvollen, internen und externen Informationen strukturieren? Wo soll es diese ablegen? Wer kontrolliert, dass die Informationen aktuell sind? Wer kümmert sich darum?

    Weiterlesen

    +
  • Themenheft „Knowledge Management“ im Linux Magazin

    14. November 2022

    Die aktuelle Dezember-Ausgabe des Linux Magazins widmet sich umfassend dem Thema Wissensmanagement in Theorie und Praxis. Werfen Sie einen Blick auf die Marktübersicht der größten Softwareanbieter und weitere Artikel.

    Weiterlesen

    +
  • BlueSpice Cloud –
    Die europäische Antwort für DSGVO-konformes Wissensmanagement

    18. August 2022

    Hallo Welt! bringt alle Cloud-Instanzen in die Rechenzentren des Providers Hetzner.

    Weiterlesen

    +