Eine Knowledge Base strukturieren
Teil I der fünfteiligen Artikelreihe
22. November 2022
Das Thema ist komplex: Wie soll ein Unternehmen seine wertvollen, internen und externen Informationen strukturieren? Wo soll es diese ablegen? Wer kontrolliert, dass die Informationen aktuell sind? Wer kümmert sich darum?
Das interne Wissen eines Unternehmens zu organisieren ist eine gewaltige Aufgabe. Viele Mitarbeiter, viele Unternehmen verbringen wertvolle Arbeitszeit mit dem Suchen nach Informationen, jeden Tag, jede Woche, jeden Monat.
Meist landet alles, was Mitarbeiter nicht klar zuordnen können schlicht im Dateisystem: Allzu oft müssen Informationssuchende sich in Ordnerhierarchien mit Nummernsystemen zurechtfinden, um schließlich Dokumente zu finden, deren Relevanz nicht immer garantiert ist. Die unorganisierte, „gewachsene“ Dateiablage ist weit verbreitet – doch mehr und mehr Firmen stoßen damit an Grenzen.
Wissensdatenbanken
Ein zentrales System, eine „Wissensdatenbank“ („Knowledge Base“), wo eine einzige Suchanfrage zu den gewünschten Informationen führt, haben dagegen immer noch nur die wenigsten Firmen am Start – obwohl die Einführung von Wiki-Software in Unternehmen hier vor 15 Jahren den technologischen Durchbruch brachte.
Dabei liegen die Vorteile auf der Hand: Mit Wikis können Sie
- Wissen zentral und bequem ablegen, verwalten und aktuell halten.
- Ihre Mitarbeiter jederzeit und effizient einfach über den Browser auf das Unternehmenswissen zugreifen lassen.
- Relevante Inhalte schnell finden – dank eingebauter, modernen Suchmaschinen.
- Ihren Mitarbeitern die Möglichkeit einräumen, selbst schnell und unkompliziert Wissen zu ergänzen, zu aktualisieren oder komplett neu zu erstellen.
Um das volle Potenzial dieser Möglichkeiten auszuschöpfen, bietet es sich an, Unternehmensinhalte in einem Wiki zu strukturieren. Dieser Prozess lässt sich beliebig individualisieren und optimieren, was maßgeschneiderte Lösungen für jedes Einsatzszenario ermöglicht. Mit ein wenig Vorarbeit in Planung und Konzeption klappt das auch ganz einfach.
Eine tragfähige Struktur aufbauen
Die Experten von HalloWelt haben diese Artikelserie zusammengestellt, um einen Einstieg ins Knowledgemanagement zu geben. Wikis eignen sich perfekt dafür, eine tragfähige Struktur für eine interne Knowlegde Base aufzubauen, die für die meisten Unternehmen funktioniert – und diese Anleitung hilft Ihnen dabei.
Die Informationen, die wir hier gesammelt haben, stammen aus über 15 Jahren Erfahrung in der Praxis, mit großen und kleinen Kunden der HalloWelt! aus der ganzen Welt, aus verschiedensten Branchen, aber auch aus unserem Engagement in NGOs und Communities wie etwa Wikipedia.
Wir haben diese Anleitung aufgeteilt auf mehrere Artikel:
Die Hallo Welt! GmbH ist das Unternehmen hinter der Open-Source Enterprise-Wiki-Software BlueSpice, die mit über 1 Mio. Downloads in mehr als 160 Ländern verbreitet ist. Das Regensburger Unternehmen baut seit 2007 kollaborative Software für Wissensmanagement und Online-Dokumentationen.
Autoren: RH/MF
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