Eine Knowledge Base strukturieren

Teil IV – Kategorien, Dokumententypen und Namensräume

9. Dezember 2022

Themengruppen und Dokumententypen sind der Schlüssel für die Strukturierung einer Knowledge Base. Ein Dokument lässt sich zum einen zu einer oder mehreren Themengruppe(n) zuordnen – beispielsweise zu einem Projekt, zu einem Team oder zu einer Abteilung. Zum anderen lassen sich Dokumente hinsichtlich ihrer Form gruppieren. Da gibt es Protokolle, Reports oder ganz einfach ein allgemeine Beschreibungsartikel, wie man sie aus der Wikipedia kennt.

In MediaWiki oder in BlueSpice kann man nun die Kategorien und die Namensräume nutzen, um entlang der Themengruppen und Dokumententypen eine belastbare Ordnung aufzubauen.

Team- und Unternehmensstrukturen als Kategorien

Es bietet sich an, existierende Abteilungen und Teams mit Kategorien zu markieren. Das heißt, in einem typischen Unternehmen erhalten die einzelnen Seiten und Dokumente die folgenden Schlagworte:

  • Personal,
  • Finanzen,
  • Marketing,
  • Vertrieb,
  • Kundenbetreuung,
  • Produktion,
  • Engineering,
  • Interne Technik.

Zusätzlich kann man mit übergreifenden Kategorien wie „Unternehmen“, die Informationen markieren, die für alle Bereiche relevant sind.

MediaWiki erlaubt es dabei auch, mit Unterkategorien zu arbeiten. Also zum Beispiel:

  • Produktion/Fertigung,
  • Produktion/Montage,
  • Produktion/Logistik.

So ließe sich eine komplette Baumstruktur als Abbild des Unternehmens erstellen, mit dem Abteilungen die für Ihre Fachbereiche wichtigen Daten ablegen und aktuell halten können.

Dokumententypen und Namensräume

Weiter müssen Unternehmen mit unterschiedlichen Dokumententypen hantieren. Die nachfolgende Übersicht zeigt unternehmenstypische Dokumententypen und listet exemplarisch auf, welche Inhalte diesen Typen zugeordnet werden können:

Dokumententyp / Namensraum Was hier geclustert sein könnte:
(Wiki)Artikel Überblicksartikel und Beschreibungen, Begriffsdefinitionen, Produkte (Leistungen, Kalkulationen, Spezifikationen, Häufig gestellte Fragen (FAQs)), Informationen über Services, How-Tos und Anleitungen zur Fehlerbehebung, Best Practices, Anleitungen zur Nutzung von Tools, Veranstaltungen, Kundendokumentation, Bereitstellung von Whitepapers, Vertriebsmaterialien
Planungsdokument Roadmaps, Jahres- und Quartalspläne, Ziele und Kennzahlen, Kampagnen- und Strategiepapiere, Redaktionspläne, Dokumente rund um Spezifikationen, Projektphasenplanung, Abgabetermine und -Inhalte (Deliverables), Requests for Comments (RfC)
Protokoll Gesprächsnotizen der Teams (Meeting Minutes) Rechercheergebnisse
Entscheidungsverzeichnis („List of Decisions“) Sammlung aller Entscheidungen in einem Unternehmensbereich oder Projekt (mit Annahmen, Alternativen, Entscheidungsgründe und Status der Umsetzung)
Aufgabenliste („Tasks“) To-Do-Listen, Checklisten (Beispielsweise für Produkt-Releases oder -Abnahme)
Report Wochen- Monats- und Jahresberichte, Statistiken, Kunden- und Wettbewerberanalyse, Nachbesprechungen (Debriefings), Abnahmeberichte, Incident Reports, Projektstatusbericht
Richtlinien („Guidelines“) Vereinbarungen für Teams, Prozesse, Styleguides, Leitfäden (Guidelines), Policies, Mitarbeiterhandbücher, Text- und Mailvorlagen, Skripte für Verkaufsgespräche, Ablaufbeschreibungen
Katalog Technische Dokumentation der eingesetzten Tools (Tech Stack Doku) und interner Software, Verweise auf externe Dienste, Webseiten und URLs
Dokumentation Dokumentation von Kundenprojekten oder Dokumente für den Kunden, Softwaredokumentation
Portalseite Zentrale Anlaufstelle und Startseite für alle Anwender mit allen Ansprechpartnern, Vertretungsregeln und Verweis auf zentrale Dokumente, „Letzte Änderungen“ in Dokumenten (idealerweise der eigenen Abteilung), Neue Seiten, Wochendienste, Quicklinks, Blogartikel, „Event-Kalender“, …
Archivierte Seiten Ablage von nicht mehr aktuellen Seiten, die noch erhalten werden, aber nicht mehr in der Suche erscheinen sollen.

Ausgehend von diesen Anforderungen lassen sich nun Namensräume für die Dokumententypen in der internen Knowledge Base reservieren. Nach und nach richtet ein Unternehmen beispielsweise folgende zusätzliche Namensräume ein:

  • Planung
  • Protokoll
  • Aufgabe
  • Report
  • Richtlinie
  • Katalog
  • Dokumentation
  • Archiv

Wie bei den Kategorien ist auch bei Dokumententypen eine hierarchische „Verschachtelung“ möglich. Größeren Unternehmen mag es helfen, die Dokumententypen mit Hilfe von Unterseiten weiter auszudifferenzieren:

  • Richtlinie:Produkt/…
  • Richtlinie:Vertrieb/…

Wer das beschriebene Verfahren anwendet, erhält eine einfache aber praktische Matrix zur Wissensorganisation, bei der beispielsweise alle Protokolle in einem eigenen Namensraum liegen, markiert mit der Kategorie der jeweiligen Abteilung.

Struktur hilft Inhalte finden

Das macht es Mitarbeitern leicht, Inhalte zu finden, die sich beispielsweise im Protokoll der Kundenbetreuung befinden, schon ganz ohne Suchmaschine.

Der Ansatz erweist sich als äußerst flexibel und anpassungsfähig: Bei Bedarf lassen sich so beispielsweise auch Listen mit allen Protokollen der Kundenbetreuung nach Datum sortiert anzeigen.

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Die Hallo Welt! GmbH ist das Unternehmen hinter der Open-Source Enterprise-Wiki-Software BlueSpice, die mit über 1 Mio. Downloads in mehr als 160 Ländern verbreitet ist. Das Regensburger Unternehmen baut seit 2007 kollaborative Software für Wissensmanagement und Online-Dokumentationen.

Autoren: RH/MF

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