Eine Knowledge Base strukturieren
Teil IV – Kategorien, Dokumententypen und Namensräume
9. Dezember 2022
Themengruppen und Dokumententypen sind der Schlüssel für die Strukturierung einer Knowledge Base. Ein Dokument lässt sich zum einen zu einer oder mehreren Themengruppe(n) zuordnen – beispielsweise zu einem Projekt, zu einem Team oder zu einer Abteilung. Zum anderen lassen sich Dokumente hinsichtlich ihrer Form gruppieren. Da gibt es Protokolle, Reports oder ganz einfach ein allgemeine Beschreibungsartikel, wie man sie aus der Wikipedia kennt.
In MediaWiki oder in BlueSpice kann man nun die Kategorien und die Namensräume nutzen, um entlang der Themengruppen und Dokumententypen eine belastbare Ordnung aufzubauen.
Team- und Unternehmensstrukturen als Kategorien
Es bietet sich an, existierende Abteilungen und Teams mit Kategorien zu markieren. Das heißt, in einem typischen Unternehmen erhalten die einzelnen Seiten und Dokumente die folgenden Schlagworte:
- Personal,
- Finanzen,
- Marketing,
- Vertrieb,
- Kundenbetreuung,
- Produktion,
- Engineering,
- Interne Technik.
Zusätzlich kann man mit übergreifenden Kategorien wie „Unternehmen“, die Informationen markieren, die für alle Bereiche relevant sind.
MediaWiki erlaubt es dabei auch, mit Unterkategorien zu arbeiten. Also zum Beispiel:
- Produktion/Fertigung,
- Produktion/Montage,
- Produktion/Logistik.
So ließe sich eine komplette Baumstruktur als Abbild des Unternehmens erstellen, mit dem Abteilungen die für Ihre Fachbereiche wichtigen Daten ablegen und aktuell halten können.
Dokumententypen und Namensräume
Weiter müssen Unternehmen mit unterschiedlichen Dokumententypen hantieren. Die nachfolgende Übersicht zeigt unternehmenstypische Dokumententypen und listet exemplarisch auf, welche Inhalte diesen Typen zugeordnet werden können:
| Dokumententyp / Namensraum | Was hier geclustert sein könnte: |
| (Wiki)Artikel | Überblicksartikel und Beschreibungen, Begriffsdefinitionen, Produkte (Leistungen, Kalkulationen, Spezifikationen, Häufig gestellte Fragen (FAQs)), Informationen über Services, How-Tos und Anleitungen zur Fehlerbehebung, Best Practices, Anleitungen zur Nutzung von Tools, Veranstaltungen, Kundendokumentation, Bereitstellung von Whitepapers, Vertriebsmaterialien |
| Planungsdokument | Roadmaps, Jahres- und Quartalspläne, Ziele und Kennzahlen, Kampagnen- und Strategiepapiere, Redaktionspläne, Dokumente rund um Spezifikationen, Projektphasenplanung, Abgabetermine und -Inhalte (Deliverables), Requests for Comments (RfC) |
| Protokoll | Gesprächsnotizen der Teams (Meeting Minutes) Rechercheergebnisse |
| Entscheidungsverzeichnis („List of Decisions“) | Sammlung aller Entscheidungen in einem Unternehmensbereich oder Projekt (mit Annahmen, Alternativen, Entscheidungsgründe und Status der Umsetzung) |
| Aufgabenliste („Tasks“) | To-Do-Listen, Checklisten (Beispielsweise für Produkt-Releases oder -Abnahme) |
| Report | Wochen-, Monats- und Jahresberichte, Statistiken, Kunden- und Wettbewerberanalyse, Nachbesprechungen (Debriefings), Abnahmeberichte, Incident Reports, Projektstatusbericht |
| Richtlinien („Guidelines“) | Vereinbarungen für Teams, Prozesse, Styleguides, Leitfäden (Guidelines), Policies, Mitarbeiterhandbücher, Text- und Mailvorlagen, Skripte für Verkaufsgespräche, Ablaufbeschreibungen |
| Katalog | Technische Dokumentation der eingesetzten Tools (Tech Stack Doku) und interner Software, Verweise auf externe Dienste, Webseiten und URLs |
| Dokumentation | Dokumentation von Kundenprojekten oder Dokumente für den Kunden, Softwaredokumentation |
| Portalseite | Zentrale Anlaufstelle und Startseite für alle Anwender mit allen Ansprechpartnern, Vertretungsregeln und Verweis auf zentrale Dokumente, „Letzte Änderungen“ in Dokumenten (idealerweise der eigenen Abteilung), Neue Seiten, Wochendienste, Quicklinks, Blogartikel, „Event-Kalender“, … |
| Archivierte Seiten | Ablage von nicht mehr aktuellen Seiten, die noch erhalten werden, aber nicht mehr in der Suche erscheinen sollen. |
Ausgehend von diesen Anforderungen lassen sich nun Namensräume für die Dokumententypen in der internen Knowledge Base reservieren. Nach und nach richtet ein Unternehmen beispielsweise folgende zusätzliche Namensräume ein:
- Planung
- Protokoll
- Aufgabe
- Report
- Richtlinie
- Katalog
- Dokumentation
- Archiv
Wie bei den Kategorien ist auch bei Dokumententypen eine hierarchische „Verschachtelung“ möglich. Größeren Unternehmen mag es helfen, die Dokumententypen mit Hilfe von Unterseiten weiter auszudifferenzieren:
- Richtlinie:Produkt/…
- Richtlinie:Vertrieb/…
Wer das beschriebene Verfahren anwendet, erhält eine einfache aber praktische Matrix zur Wissensorganisation, bei der beispielsweise alle Protokolle in einem eigenen Namensraum liegen, markiert mit der Kategorie der jeweiligen Abteilung.
Struktur hilft Inhalte finden
Das macht es Mitarbeitern leicht, Inhalte zu finden, die sich beispielsweise im Protokoll der Kundenbetreuung befinden, schon ganz ohne Suchmaschine.
Der Ansatz erweist sich als äußerst flexibel und anpassungsfähig: Bei Bedarf lassen sich so beispielsweise auch Listen mit allen Protokollen der Kundenbetreuung nach Datum sortiert anzeigen.
Die Hallo Welt! GmbH ist das Unternehmen hinter der Open-Source Enterprise-Wiki-Software BlueSpice, die mit über 1 Mio. Downloads in mehr als 160 Ländern verbreitet ist. Das Regensburger Unternehmen baut seit 2007 kollaborative Software für Wissensmanagement und Online-Dokumentationen.
Autoren: RH/MF
Teilen Sie diesen Beitrag!
 |
Sofern nicht anders angegeben, sind die News auf dieser Website lizensiert unter Creative Commons Attribution 4.0 International Lizenz. |
Weitere BlueSpice News
MediaWiki versus Confluence? Keine Frage der Features
28. Februar 2024
Wenn Unternehmen eine professionelle Wikisoftware einsetzen wollen, stehen sie schnell vor der Frage, ob sie sich für MediaWiki oder Confluence entscheiden sollen. Wir helfen weiter ...
Weiterlesen
+
BlueSpice beim
Kongress Digitaler Staat6. Februar 2024
Besuchen Sie uns am 12. und 13. März im Vienna House Andel's am Stand 22/23 EG. Wir freuen uns auf Sie!
Weiterlesen
+
Willkommen WikiTeq!
16. Januar 2024
Wir freuen uns, die Partnerschaft zwischen BlueSpice und WikiTeq bekannt zu geben.
Weiterlesen
+
