MediaWiki versus Confluence?
Keine Frage der Features

1. Das Konzept

MediaWiki und Confluence sind zunächst einmal sehr unterschiedliche Produkte mit unterschiedlichen Konzepten, wie Wissen organisiert wird.

MediaWiki ist die Software der Wikipedia. Ziel der Software ist es, Wissen möglichst zugänglich und schnell auffindbar zu machen. Das gesamte Wissen wird daher möglichst „zentral“ organisiert und mit einer schnellen und präzisen Suchmaschine erfasst.

Der Hersteller von Confluence, Atlassian, hatte von Anfang an Unternehmen im Blick und entwickelte sich sehr schnell zu einer großen Software mit vielen „Spaces“: Man kann sehr schnell neue Räume für Teams anlegen und diese mit Rechten schützen, so dass nur diese Teams Zugriff auf diese Räume haben. Man kann sagen, dass Confluence geschrieben wurde, um Wissen über mehrere Räume verteilt abzulegen. Das Wiederfinden spielt in der Confluence-Welt eine sekundäre Rolle. Es wird davon ausgegangen, dass sich die Teams primär in ihren Arbeitsräumen bewegen und dort ihre Inhalte finden.

Der Mittelweg: Die MediaWiki Enterprise Software BlueSpice basiert auf MediaWiki und bringt damit die Wikipedia-Philosophie in die Unternehmen, vermittelt aber zwischen den beiden genannten Welten. Das bedeutet, dass Wissensbestände natürlich bei Bedarf auch immer aufgeteilt und geschützt werden können.

Abbildung 1: Übersichtliche Benutzeroberfläche von BlueSpice, dem optimalen Mittelweg zwischen MediaWiki und Confluence.

2. Das Pricing

MediaWiki ist freie Software und damit kostenlos. Wer Wartung, Support und Services benötigt findet Hilfe bei zahlreichen Hostern, Dienstleistern und Freelancern.

Confluence hat viele große und mittelständische Unternehmen als Kunden und bewegt sich damit im absoluten Hochpreissegment. Zu den Kosten für die Basissoftware kommen meist noch hohe Kosten für zusätzliche Plugins. Die Politik von Atlassian zielt zudem darauf ab, dass kleinere Kund:innen faktisch nur noch die Cloud-Lösung beziehen können. Die On-Premise-Version Data Center ist eine Lösung, die sich nur Konzerne leisten können.

Aus diesem Grund versuchen nun viele Kundinnen und Kunden auf günstigere, alternative Lösungen auszuweichen. (Siehe hierzu unseren Vergleich der zehn wichtigsten Wissensmanagement Tools)

BlueSpice wurde entwickelt, um Kunden eine Alternative mit einem sehr guten Preis-Leistungsverhältnis zu bieten. Vor allem unsere mittleren und großen Kunden konnten in den vergangenen Jahren ihre jährlichen Lizenzkosten erheblich senken.

3. Open Source und Compliance

Ein nicht zu vernachlässigender Entscheidungsfaktor sind Fragen der Datensicherheit, der Datenhoheit und der Konformität mit lokalen Gesetzen.

MediaWiki ist 100% Open Source und wird in den öffentlichen Repositories der Wikimedia Foundation entwickelt. Diese Transparenz schafft Sicherheit und Vertrauen, weil viele Augen darüber wachen, dass die Software nicht „nach Hause telefoniert“, hardcodierte Passwörter eingebaut sind und Sicherheitslücken schnell geschlossen werden.

Darüber hinaus kann MediaWiki problemlos auf eigenen Servern installiert und betrieben werden. Damit hat man auch die volle Kontrolle über die Daten und Datenströme. Ein nicht zu unterschätzender Faktor für viele Branchen und Abteilungen, die ihre internen Prozesse und ihr Wissen nicht in eine Cloud außerhalb der eigenen Firewall auslagern können.

Allerdings ist einzuwenden, dass eine systematische Qualitätssicherung nur für diejenigen Komponenten gewährleistet ist, die von der Wikimedia Foundation in Wikipedia und ihren Schwesterprojekten eingesetzt werden. Bei vielen zusätzlichen Erweiterungen ist dies nicht immer der Fall.

Confluence ist eine proprietäre Software, die per Definition nicht die Vorteile einer öffentlichen Entwicklung bietet. Der Kunde muss dem Hersteller und seinen Partnern in Bezug auf die Software und die Cloud-Dienste vertrauen oder zumindest ein kostenintensives Rechenzentrum einrichten, um die Kontrolle über sein System zu erlangen. Die Confluence-Cloud ist vielfach extern zertifiziert, aber die Software selbst bleibt eine Blackbox.

Auch hier springt BlueSpice in die Lücke. Der Hersteller Hallo Welt! sieht es als seine Aufgabe, die Sicherheit und Compliance der ausgelieferten Enterprise-Software sicherzustellen und auch die Cloud entspricht den hohen Anforderungen an einen Enterprise-Service. Die Software wird komplett öffentlich entwickelt und ist auch für den On Premises-Einsatz verfügbar. Abgerundet wird das Angebot mit der EU-DSGVO-Erweiterung „Privacy“ für die Erfüllung der gesetzlichen Auflagen.

Abbildung 2: Mit der auch Datenschutzzentrale genannten BlueSpice-Erweiterung „Privacy“ erfüllt Ihr Wissensmanagementsystem die rechtlichen Auflagen der EU-DSGVO.

4. Die Kombination der Features

Die Entscheidung für eine Software fällt natürlich auch aufgrund ihrer Funktionen.

MediaWiki wird mit einer kleinen Anzahl von Erweiterungen ausgeliefert. Viele Administratoren schätzen es, dass MediaWiki schlank ist und nach Bedarf erweitert werden kann. Ein Highlight des Bundles ist sicherlich der visuelle Editor, aber schon die Standardsuche ist nicht wirklich brauchbar und muss erweitert werden. Wichtige Enterprise-Features wie eine grafische Administrationsoberfläche sucht man vergeblich. Sie werden zum Teil in eigenen Distributionen wie Canasta oder semantic::core gebündelt und ausgeliefert.

Hier hat Confluence zweifellos die Nase vorn und bringt im Standard einen beachtlichen Funktionsumfang mit. Im Mittelpunkt stehen dabei sicherlich die Verwaltung von Inhaltsbereichen, die Unterstützung der Bearbeitung mit Vorlagen und sogenannte Makros, also die Anreicherung des Textbereichs mit dynamischen Elementen. Confluence legt einen Schwerpunkt auf die Förderung der Zusammenarbeit in Teams. Die Plattform bietet Funktionen wie Kommentare, Freigabemöglichkeiten und Benachrichtigungen, um die Kommunikation und Zusammenarbeit zu erleichtern.

Mit BlueSpice MediaWiki bietet sich nun ein anderes Bild und Entscheider haben eine weitere Option:

• Alle Verwaltungsfunktionen, von der Rechteverwaltung bis zur Site-Konfiguration, werden selbstverständlich ebenfalls über grafische Oberflächen abgewickelt und erleichtern das Leben der Administratoren erheblich, da sie viele Aufgaben an die Wiki-Verantwortlichen delegieren können.
• Der visuelle Editor ist nicht nur eine 1:1 Version von Wikipedia, sondern wurde erweitert und bietet ab Version 4.5 auch die Möglichkeit des synchronen Editierens. Das schnelle Einfügen von Dokumenten und Bildern per Drag&Drop gehört längst zum Standardrepertoire. Umfangreiche Word-Dokumente können problemlos hochgeladen und in Wiki-Seiten umgewandelt werden. Die BlueSpice Droplets entsprechen den Confluence Makros und machen das Gestalten von Inhalten zum Kinderspiel. Die beliebten Mentions und eine kleine Taskfunktion runden die Gestaltungsmöglichkeiten von Wikitexten ab.
• Ab Version 4.5 kann man sich bei der Erstellung von Inhalten auch von einer KI unterstützen lassen.
• Als Suche wird die leistungsfähige OpenSearch verwendet, die nicht nur Seiten und Dateianhänge durchsucht, sondern auch für die Anbindung an andere Anwendungen zur Verfügung steht.
• Spezifisch für BlueSpice sind die Qualitätssicherungsfunktionen, von der Zuordnung von Seiten zu eindeutigen Page Ownern bis hin zu einer leistungsfähigen und anpassbaren Workflow- und Freigabefunktion.
• Ebenso spezifisch ist das Arbeiten mit Formularen und Metadaten (Semantic MediaWiki), das auch im erweiterten Marktumfeld seinesgleichen sucht.
• Das Verschieben (und Übersetzen) von Inhalten zwischen einzelnen Wikiinstanzen erleichtert seit Jahren die inhaltliche Pflege einer Wiki-Farm.
• Nicht zuletzt ist die Buchfunktion nicht nur ein Hingucker, sondern auch ein zentrales Mittel, um tagesaktuelle Schulungsmaterialien und Dokumentationen zur Verfügung zu stellen.

Man kann sagen, die Confluence-Welt und die MediaWiki-Welt bieten nicht den identischen Funktionsumfang. Die Produkte behalten schon ihren eigenen Charakter. Aber sie haben sich in Teilen stark angenähert, wie ein ausführlicher Funktionsvergleich zeigt. Das Argument „mehr und bessere Features“ ist zumindest in der öffentlichen Debatte und auch in allen Marktvergleichen der letzten Jahre verschwunden.

Abbildung 3: Droplets und Mentions & Tasks sind nur zwei der vielen nützlichen Funktionen von BlueSpice. Bilder zum Vergrößern klicken.

5. Die Benutzerfreundlichkeit und die intuitive Oberfläche

Wichtig für die Akzeptanz einer Software ist natürlich die Benutzeroberfläche und die Benutzerführung.

MediaWiki hat sich in den letzten Jahren an vielen Stellen deutlich verbessert, was die Benutzeroberfläche angeht. Ein Blick auf die Einstellungen oder Dialoge macht deutlich, dass hier durchaus große Fortschritte zu verzeichnen sind. Auch erscheinen immer wieder Skins für MediaWiki, die ein anderes Benutzererlebnis ermöglichen. Dennoch muss festgestellt werden, dass MediaWiki insgesamt hinter den Erwartungen an eine Enterprise-Software zurückbleibt.

Confluence wird allgemein als benutzerfreundlicher und intuitiver wahrgenommen. Die Plattform bietet eine übersichtliche Benutzeroberfläche, die es den Nutzern leicht macht, Inhalte zu erstellen, zu bearbeiten und zu organisieren.

Aber auch hier gehen die Meinungen der Nutzer auseinander. Viele MediaWiki-Fans begrüßen, dass der Inhalt im Mittelpunkt steht und schnell erfassbar ist. Sie empfinden die vielen Funktionen und das Spacesystem eher als verwirrend und ablenkend. Richtig ist aber auch, dass Confluence die Erwartungen an eine Oberfläche deutlich geprägt hat und weiter prägt.

BlueSpice bringt diese unterschiedlichen Welten zusammen. Eine ansprechende und zeitgemäße Oberfläche ist eine Daueraufgabe. Ebenso gilt es, die Balance zwischen der Konzentration auf das Wesentliche einerseits und dem erweiterten Leistungsumfang einer Enterprise Software andererseits zu finden. Den aktuellen Stand kann man sich in einem der öffentlichen Demosysteme ansehen.

>>> Zum Online-Demo

6. Die hierarchische Navigation

Die Konzepte der Wissensorganisation zwischen MediaWiki und Confluence gehen zum Teil weit auseinander.

MediaWiki folgt der ursprünglichen Wiki-Idee, Wissen durch gute Suche und Verlinkung zu erschließen. Dieses Konzept kommt mit wenigen Einstiegspunkten (Portalen) aus. Dieses Modell funktioniert beispiellos gut und hat nicht ohne Grund die klassische Wissensmanagementszene in ihren Grundfesten erschüttert. MediaWiki bietet eine Reihe von Strukturierungsfunktionen, von Unterseiten über hierarchisierbare Kategorien bis hin zu Namespaces, die vor allem zur Speicherung verschiedener Seitentypen verwendet werden. MediaWiki kommt mit einer einfachen Basisnavigation aus.

Confluence antwortet auf den Wunsch nach hierarchischen Seitenstrukturen: In jedem Space kann eine hierarchische Navigationsstruktur angelegt werden, um den Benutzern ein systematisches Browsing zu ermöglichen.

Tatsächlich gibt es im Unternehmenskontext viele Anlässe für hierarchische Strukturen. BlueSpice bietet daher auch die Möglichkeit, ein hierarchisches Menü in jedem Wiki komfortabel und ohne tiefere Kenntnisse einzurichten. Alternativ stehen die Buchnavigation und die Unterseitenfunktion als zusätzliche Strukturierungsmöglichkeiten zur Verfügung. Der Benutzer hat also die Wahl, was er jeweils für sinnvoll hält. Die Herausforderung besteht dann eher darin, Konventionen zu entwickeln, wie das Wissen sortiert werden soll.

7. Die Integration mit anderen Tools

Ein Wiki kann für sich alleine stehen, aber der Erfolg von Confluence beruht nicht zuletzt darauf, dass auch für das Flaggschiff von Atlassian, Jira, eine Knowledgebase-Software als Ergänzung zur Verfügung steht.

MediaWiki lässt sich natürlich auf vielfältige Weise integrieren. Meist über die vorhandenen API-Schnittstellen oder über zusätzliche Erweiterungen lassen sich viele Anwendungen anbinden. Ein klassisches Beispiel sind hier die MediaWiki-Widgets, die eine leichtgewichtige Integration ermöglichen. Viele Integrationen der Software bauen naturgemäß Brücken in die Wikipedia-Welt, zu Wikidata oder Wikimedia Commons und nicht zu anderen Anwendungen.

Confluence bietet vor allem über die im Marketplace verfügbaren Apps zahlreiche Anbindungen an Businesslösungen wie draw.io oder Slack. Es punktet aber vor allem durch die Integration mit anderen Atlassian-Produkten wie Jira und Bitbucket. Diese Integration kann eine nahtlose Erfahrung für Unternehmen bieten, die bereits andere Atlassian-Produkte verwenden.

Hinsichtlich der Schnittstellen für Entwickler steht MediaWiki – und damit auch BlueSpice – keinem anderen System nach. Im Gegenteil, es kann mit Leichtigkeit mithalten. Und BlueSpice ist dabei, die Lücken in der MediaWiki-Welt zu schließen. Eine Integration mit dem Ticketsystem Easy Redmine ist bereits realisiert. Draw.io kann ebenso angebunden werden wie Lucid Charts und andere Tools.

8. Der Support und die Dokumentation

Services und Dokumentation sind dagegen relevante Entscheidungskriterien.

MediaWiki ist wahrscheinlich eines der am besten dokumentierten Open-Source-Software-Projekte. Von Anfang an wurden alle Entwicklungen auf MediaWiki.org geplant und dokumentiert, so dass man dort eigentlich zu jedem Thema etwas findet und sich relativ wenig durch Forenbeiträge kämpfen muss. Allerdings ist der Support Community-basiert und daher nicht „verlässlich“. Hier wird man auf kommerzielle MediaWiki-Berater verwiesen.

Confluence bietet professionellen Support und eine umfangreiche Dokumentation. Support wird vor allem von Atlassian-Partnern geleistet.

Lösungen wie BlueSpice MediaWiki schließen auch hier die Lücke, da zum einen eine öffentlich zugängliche und aktuelle Dokumentation des eigenen Produkts selbstverständlicher Bestandteil des Angebots ist. Neben dem Community-Support für die kostenlose BlueSpice-Version erhalten Kunden SLAs, professionellen Support und Hilfe bei allen Fragen rund um die Software.

9. Die Migration

Ist das gewünschte Tool ausgewählt, stellt die Migration der bestehenden Inhalte die letzte Hürde dar.

Für MediaWiki gibt es ein Migrationstool, um Confluence-Spaces in ein MediaWiki zu migrieren. Auch hier unterstützen die verschiedenen MediaWiki Consultancies bei der Umsetzung.

Umgekehrt gibt es zumindest innerhalb der Confluence-Community Tools zur Migration von MediaWiki-Inhalten, und die Migration in die eine oder andere Richtung wird zunehmend zum Standard. Die oben erwähnte Preispolitik von Atlassian hat dazu geführt, dass vor allem auf der MediaWiki-Seite technisch aufgerüstet wurde und wird. Hier entwickeln sich viele Standards.

In den ersten Jahren war die Migrationsrichtung eindeutig in Richtung Confluence. Diesen Trend gibt es heute eindeutig nicht mehr. Open Source Tools wie BlueSpice haben heute die besseren Argumente auf ihrer Seite und eigentlich nur noch einen Gegner: die menschliche Trägheit.

Siehe auch

• Wie läuft eine Confluence-Migration nach BlueSpice oder MediaWiki ab?
  https://bluespice.com/de/migration-von-confluence-nach-bluespice-mediawiki/
• Tabellarischer Vergleich zwischen BlueSpice MediaWiki und Confluence
  https://bluespice.com/de/produkte/produktvergleich/bluespice-zu-confluence/
• Detaillierter Vergleich zwischen Confluence und BlueSpice MediaWiki
  https://bluespice.com/de/bluespice-mediawiki-vs-confluence-die-wiki-alternativen-teil-1/
• Atlassian Confluence
  https://www.atlassian.com/de/software/confluence