BlueSpice MediaWiki vs. Confluence: Die Wiki-Alternativen – Teil 1

Wir hatten schon vor einigen Jahren ein paar Zeilen über MediaWiki und Confluence geschrieben. Dabei ging es um die häufigsten Einwände gegen MediaWiki. Der damalige Artikel ist immer noch lesenswert und auch weitgehend aktuell. Letztlich war damals die Kernaussage, dass es bei der Tool-Auswahl nicht nur um Features geht, sondern auch um das Konzept der Software. Das ist zeitlos richtig.

Allerdings muss MediaWiki auch den direkten Feature-Vergleich nicht scheuen. Nicht zuletzt mit der Enterprise-Distribution BlueSpice hat sich die Feature-Frage in meinen Augen längst erledigt. Das zeigt auch unsere neueste interne Featurevergleichstabelle, die wir hier veröffentlichen und zum freien Download anbieten:

• Feature comparison BlueSpice and Confluence 2017.xlsx
• Feature comparison BlueSpice and Confluence 2017.ods

Die Publikation ist ein guter Anlass, um einmal umfassend und systematisch die Unterschiede und Gemeinsamkeiten der beiden Projekte herauszuarbeiten.

Methodisches und Einschränkungen

Nun sind wir als Hersteller von BlueSpice natürlich voreingenommen und müssen daher unsere Vorgehensweise und unsere Zielsetzung erläutern.

Featurelisten sind für uns primär ein Arbeitsmittel und Work in Progress. Natürlich möchten wir mit unserer Liste die Stärken von BlueSpice MediaWiki herausarbeiten. Nichtsdestotrotz ist Confluence eine herausragende Software und es wäre unsinnig, so zu tun, als könnte man von ihr nichts lernen.

Klar ist auch, dass Featurelisten immer unvollständig sind. Häufig werden aus Marketinggründen Features doppelt erwähnt, technische Funktionen ausgelassen. Und es ist schwierig, alle Plugins und Funktionen zu kennen. Gerade deshalb sind Ergänzungen und Kommentare hier im Blog immer willkommen!

Ziel unserer Vergleichstabellen ist es, Entwicklungen, Stärken und Schwächen zu identifizieren. Dazu haben wir:

• Unsere internen Featurelisten von zwei Seiten gegengecheckt. Das bedeutet, wir haben einmal die offizielle Confluence-Featureliste (soweit verfügbar) komplett erfasst und BlueSpice-Funktionen zugeordnet und dasselbe Verfahren noch einmal umgekehrt mit BlueSpice als führendem System gemacht.
• Redundanzen entfernt. Uns geht es primär um die Funktion, die unterschiedlich umgesetzt sein kann.
• Recherchiert, ob wir Lücken schließen können: Gibt es ein passendes Plugin? Oder ist eine Funktion zwar da, aber nicht aufgelistet?

Für den Vergleich nehmen wir natürlich die Vollversion BlueSpice pro in der aktuellen Version 2. Dem haben wir die aktuelle Confluence-Version 6.1.x gegenübergestellt, so wie man sie beispielsweise in der Atlassian-Cloud ausgeliefert bekommt.

Auf diese Weise haben wir um die 200 Funktionen erfasst und geprüft. Damit dürfte unsere Vergleichsliste die umfassendste Vergleichstabelle sein, die derzeit im Web zu finden ist.

Geschichte, Mission und Lizenzmodell

Confluence ist von Beginn an als Software für den Unternehmenseinsatz konzipiert und zielt auf die Verkaufbarkeit einer Wikisoftware an Unternehmen ab. Deswegen setzte der Hersteller Atlassian von Anfang an auf die optische Gestaltung der Benutzeroberfläche, ein integriertes Nutzerberechtigungssystem und auf Schnittstellen zur Microsoft-Welt.

In der Folge entwickelte sich Confluence sehr stark in Richtung einer Intranetportallösung. Schließlich stand die Software von Beginn an in einer harten Konkurrenz mit anderen Portalsoftwareanbietern, allen voran Microsoft SharePoint.

Die IT- und Softwareentwicklerszene ist eine zentrale Zielgruppe für Confluence und der Hersteller Atlassian positioniert sich insgesamt als Softwareanbieter, der vor allem für IT-Unternehmen die Umsetzung agiler Organisationsprinzipien möglich macht. Das Motto von Atlassian lautet entsprechend: „Team Collaboration – Zusammenarbeit von Teams“.

Confluence ist eine proprietäre Software. Open-Source-Projekte und nichtkommerzielle Organisationen können kostenlose Community-Lizenzen erhalten. Darüber hinaus vergibt Confluence Nutzerlizenzen.

BlueSpice MediaWiki kommt aus einer ganz anderen Ecke. Im Fokus steht die Entwicklung einer umfassenden Open-Source Enterprise-Software. Das Ziel des Herstellers Hallo Welt! ist dabei, die Wikipedia-Software MediaWiki für Organisationen und Unternehmen zu optimieren. Gleichzeitig sollen die Erfahrungen des Webs und der Wikipedia-Communities in die Unternehmen getragen werden. Im Gegenzug werden die Entwicklungen aus der Unternehmenswelt für die freie Wissenscommunity zur Verfügung gestellt. Hallo Welt! veröffentlicht mit BlueSpice free eine Version, die in vielen öffentlichen Wikis und von Non-Profit-Organisationen eingesetzt wird.

BlueSpice entwickelte sich dabei über viele Kundenprojekte zu einer Lösung, die vor allem den Umgang mit Unternehmenswissen in den Mittelpunkt stellt: Relevante Information schnell finden, Wissen zentral sammeln, qualifizieren, strukturieren, qualitätssichern.
Vielleicht ist es auch dem deutschen Background zu verdanken, dass die Unternehmensorganisation mit Prozessbeschreibungen und Handbücher eine nicht unwesentlicher Anwendungsfall geworden ist. Aber nicht nur. Das Motto von BlueSpice lautet: „Wissen und Know-how sammeln, qualifizieren und teilen“. Dazu sollen die Entwicklungen und Erfolgskonzepte aus dem Web verfügbar gemacht werden.

BlueSpice MediaWiki setzt auf ein Open-Source-Subskriptionsmodell wie beispielsweise Red Hat oder SUSE Linux. Die Software steht unter einer freien Lizenz. Allerdings liefert Hallo Welt! einige Module nur in der kommerziellen Version aus. Die Besonderheit: Das Subskriptionsmodell verzichtet auf Nutzerlizenzen.

Suche und Navigation

Die Suche ist ein wesentliches Erfolgskriterium für jede Wissenssoftware. Confluence bietet hier einen guten Ansatz mit Filtermöglichkeiten und Suchen in Dokumenten.

BlueSpice gibt dem Nutzer aber von Beginn an mehr Optionen. Die Suchergebnisse sind facettierbar: Man kann Suchergebnisse nach Dokumenttyp, Autor, Kategorien mit wenigen Klicks einschränken. Suchergebnisse werden bereits bei der Eingabe geliefert (Autocomplete) – ein Feature, das man bei Confluence nur über ein kostenpflichtiges Plugin erhält.

Daneben ist der Umgang mit semantischen Daten (also Metadaten, bei Confluence in etwa die Page Properties) weitaus mehr entwickelt und im Fokus. Semantische Suchen sind in der Pro-Version von Haus aus möglich. Die kommende Version BlueSpice 3 wird mit einer neuen Suchmaschine ausgestattet (Elasticsearch) und die Verarbeitung von Metadaten erheblich verbessern und integrieren.

Überhaupt gibt es in der BlueSpice-Suche und Navigation viele Extras im Standard, die man anderswo nicht findet: so etwa eine filterbare Liste aller Seiten oder eine Suche nach spezifischen externen Links im Wiki, um diese bei Bedarf zu korrigieren.

Weiterleitungen, ein wichtiges Konzept zum Umgang mit gleichbedeutenden Begriffen und damit zur Verbesserung der Suchergebnisse, sind bei BlueSpice MediaWiki im Standard enthalten. Bei Confluence muss man – für mich nicht nachvollziehbar – hierzu ein kostenpflichtiges Plugin erwerben.

Generell kämpfen alle Firmenwiki-Hersteller mit der Anforderung, einerseits die Benutzerführung ganz einfach, intuitiv und reduziert zu halten, andererseits immer mehr Erweiterungen und Funktionen anzubieten, sowie Platz für Erweiterungen von Drittherstellern zu erhalten.

Die Navigation von Confluence löst das wirklich gut und übersichtlich. Hallo Welt! hat ebenfalls die konzeptionelle Zusammenführung weit vorangetrieben, und die Navigation im MediaWiki für die Bedürfnisse von Firmenwikis umgebaut. Dazu gehört zum Beispiel die ArticleInfo, die unter anderem Informationen über den Begutachtungsstatus der Seite und die zugeordneten Redakteure anzeigen kann. Ebenso gehört ein personalisiertes Menü mit individuellen Einstiegspunkten dazu. Aber auch die vielen Administrations- und Spezialseiten, die das MediaWiki so mitbringt, werden mit BlueSpice bequemer erreichbar. Das Thema Navigation und Usability ist aber noch nicht abgearbeitet und wird die Entwickler in den nächsten zwölf Monaten intensiver beschäftigen.

Das zentrale linke Menü ist in BlueSpice 2 bewusst nicht so sehr auf das Arbeiten von Gruppen ausgerichtet, wie in Confluence. Technisch kann man natürlich jederzeit namensraumspezifische Menüs für Gruppen und Abteilungen einrichten. Die Erfahrung aus der Wikipedia zeigt aber, dass ein ständig verfügbares für alle Nutzer identisches und im ganzen Wiki einheitliches Menü wichtig ist, um Nutzern eine verlässliche Orientierungshilfe im Wiki zu geben. In Confluence muss man dazu erst in das Bereichsverzeichnis klicken, um aus dem personalisierten Arbeitsbereich herauszukommen.

Inhaltliche Strukturierung

Bereiche (Spaces) sind das strukturierende Grundkonzept von Confluence. Die Idee dahinter ist, für Themen und Gruppen abgegrenzte und schützbare Bereiche zu schaffen. Diese Bereiche können kategorisiert, beobachtet und mit besonderen Gadgets wie beispielsweise einem Gruppenblog ausgestattet werden. Für jeden Bereich sind eigene thematisch abgestimmte Navigationen möglich. Die Bereiche können separat gesichert und archiviert werden. So gesehen besteht Confluence aus Wissens-Containern für Teams.

BlueSpice geht hier mit dem MediaWiki-Ansatz einen anderen Weg. Die Aufgaben der Confluence-Bereiche (Spaces) übernehmen in MediaWiki die Namensräume. Namensräume sind zunächst für technisch spezifische Inhaltsgruppen aufzuteilen (Dateien / Anhänge, Benutzerseiten oder Kategorien). Sie werden auch genutzt, um alle Blogbeiträge zu separieren, ein Archiv einzurichten oder für Protokolle von Arbeitsgruppen. Im Unternehmensalltag werden sie für Handbücher mit bestimmten Nutzerrechten oder für Arbeitsgruppen (z.B. die Unternehmensleitung) eingerichtet. Sie können nicht nur mit Rechten, sondern auch mit speziellen Erweiterungen, wie einer Workflow- und Freigabe-Funktion, ausgestattet werden.

Das Grundprinzip ist hier wieder, tendenziell nicht zu viele separate Bereiche einzurichten, sondern das Unternehmenswissen möglichst zentral zu halten und dadurch schnell findbar zu machen. Weggesperrt wird nur, was nicht in die primären Suchergebnisse soll, rechtemäßig oder inhaltlich abzusondern ist. Das scheint zunächst ungewohnt, entfaltet aber, wenn das Wiki eine Zeitlang im Betrieb läuft, positive Effekte, die der Nutzer oft nur so beschreiben kann, dass er in BlueSpice MediaWiki Inhalte schneller findet und dass er hier wirklich ein Wiki vor sich hat.

Nicht zuletzt bietet BlueSpice auch den Wikipedia-Weg, größere Themenzusammenhänge und vor allem unterschiedliche Sprachvarianten in separate, lose vernetzte Wikis zu schieben. Für diesen Zweck gibt es die kostenpflichtige Zusatzsoftware WikiFarm, mit der sich viele verschiedene Wikis zentral verwalten lassen.

BlueSpice MediaWiki schafft zwar Raum für jedes beliebige Thema, drängt aber die Nutzer, sich wie in der Wikipedia auf gemeinsame Begriffe zu einigen. Wenn es unterschiedliche Seiten zu einem Thema gibt, werden Begriffsklärungsseiten geschaffen. Dort werden redaktionell die Seiten gesammelt, die mehrdeutig sind, und Links zu den jeweiligen spezifischen Seiten gelegt. Im Unternehmenskontext bedeutet das, dass die beispielsweise bei einem Begriff „Lesebestätigung“ Links zu den Einträgen „Lesebestätigung (Erweiterung)“ und „Lesebestätigung (Prozessbeschreibung)“ gelegt werden, über die Nutzer und Autoren schnell die zentralen Seiten mit dem jeweiligen Unterthema finden.

Daneben bieten beide Systeme bewährte Konzepte zur inhaltlichen Strukturierung: Unterseiten, Seitenvorlagen, um Artikel vorzustrukturieren, Kategorien und vieles weitere mehr.

BlueSpice kann hier auf MediaWiki-Stärken aufsetzen. So sind beispielsweise Unterkategorien möglich. Auch das Vorlagensystem ist schon im Standard sehr leistungsfähig. So kann das Vorlagensystem beispielsweise dazu verwendet werden, Artikel und Textbausteine in mehreren Seiten einzubinden („transkludieren“). Das ist im redaktionellen Alltag sehr hilfreich bei der Pflege der Inhalte.

Buchfunktion

Ein Alleinstellungsmerkmal von BlueSpice ist seine Buchfunktion (Bookmaker). Damit lassen sich Einzelartikel zu Sammlungen zusammenfassen; mit Kapitel und Unterkapiteln. Die Nutzer können dann über eine Kapitelnavigation die Seiten ansteuern, das Buch lesen und durchsuchen.

Bücher bieten eine abgeschlossene und linear angeordnete Sammlung von Wissen zu einem Thema und geben diesem durch die Qualitätssicherungsmöglichkeiten eine gewisse Verbindlichkeit. Daher wird die Buchfunktion eingesetzt, um die von Abteilungen zu pflegenden Inhalte von der freien Wissenssammlung optisch und redaktionell abzugrenzen. Wenn eine Seite zu einem Buch gehört, sehen die die Leser sofort, dass es sich um einen für die Unternehmensorganisation verbindlichen Inhalt handelt.

Praktischerweise können die Bücher in verschiedenen Formaten exportiert werden. Mit Dateianhängen, Inhaltsverzeichnissen und Deckblättern, beispielsweise um ein aktuelles Notfallhandbuch im Betrieb auszuhängen.

Generell ist der anpassbare PDF-Export, mit dem qualitativ sehr gute Dokumente erzeugt werden können, ein Aushängeschild von BlueSpice.

Editor

Der Editor ist für alle Wikisysteme eine zentrale Funktion. Sowohl Confluence als auch BlueSpice liefern einen visuellen Editor aus, der eine Bearbeitung der Artikel komfortabel und die Benutzung von Wiki-Code möglichst unnötig macht. Dabei haben sich eine Reihe von Standardfunktionen herausgebildet, die mittlerweile von allen Visuellen Editoren angeboten werden und aus der Vergleichsliste abgelesen werden können. Ich möchte daher nur ein paar aktuelle Entwicklungen skizzieren.

Confluence hat mit der Version 6 die Möglichkeit für ein Real-Time-Editing geschaffen. Damit können Nutzer gleichzeitig an einem Text schreiben, wie man das von Google Docs her kennt. Ich habe an anderer Stelle ausführlicher darüber geschrieben, dass auch die MediaWiki-Entwickler über Real-Time nachdenken. Der Schritt in Richtung Realtime birgt aber auch Nachteile. So ist beispielsweise bei Confluence der Zugriff auf den Quellcode nicht mehr möglich. Das Arbeiten mit einem Wikitext-Editor im Wiki-„Quellcode“ ist bietet jedoch einige Vorteile. So lassen sich damit auch komplexere oder individuelle Funktionen bearbeiten. Eine Wikiseite bleibt damit für Power-User „programmierbar“.

Doch trotz des Verzichts auf den Wikicode wird die Confluence-Bearbeitung nicht zwingend einfacher oder weniger komplex. Confluence erlaubt es beispielsweise, Seiten in Spalten aufzuteilen. Das ist einerseits sehr hilfreich für die Positionierung, macht aber die Bearbeitung streckenweise wieder kompliziert. Die Einfachheit des Arbeitens leidet dann unvermeidlich. Confluence geht damit sehr in Richtung Content-Management-System, Microsoft SharePoint und Portallösungen.

Rich Articles

Unter „Rich Articles“ fassen wir von Hallo Welt! Funktionen zusammen, die Artikel mit zusätzlichen, meist dynamischen Funktionen anreichern. Beispiele hierfür sind: die Anzeige von Ablaufdiagrammen, das Einbinden von Playern oder die Anzeige von Formeln und Navigationselementen. Die Funktionen können über Tags eingebunden werden. Beide Systeme bieten hier eine Vielzahl schnell einzubindender Zusatzfunktionen.

Confluence bündelt viele dieser Funktionen unter dem Begriff „Macros“. Wir finden in den allgemeinen Featurebeschreibungen 54 fertige Macros, die mit Confluence im Standard ausgeliefert werden.

BlueSpice MediaWiki bündelt unter dem Begriff Magic Words über viele vergleichbare Funktionen. Diese ca. 120 Magic Words dienen aber eher als Bausteine für komplexere Vorlagen. So können Magic Words mit Parser Functions kombiniert werden, um einfache logische Vorgänge zu modellieren. Damit kann man beispielsweise einen Tag mit folgender Abfrage bauen: „Wenn es eine Seite mit dem Titel „MediaWiki“ gibt, gib sie aus, ansonsten spring zur nächsten Seite“.

Anders gesagt: BlueSpice MediaWiki will dem erfahrenen Nutzer mit Magic Words auch die Möglichkeit geben, Seiten-Funktionen nach seinem Bedarf zusammenzubauen. Confluence bietet dagegen eher fertige und vordefinierte Funktionen an, die sich schnell in eine Seite einbauen lassen.

Beide Anbieter unterstützen die Verwendung häufig benötigter Tags über Assistenten. Über den MacroBrowser (Confluence) und InsertMagic (BlueSpice) lassen sich mit wenigen Klicks die wichtigsten Funktionen auch ohne Vorkenntnisse einbinden.

Dokumentenmanagement

Im Umgang mit Dateianhängen liefern sowohl Confluence als auch BlueSpice die wichtigsten Funktionen für den Einsatz in Unternehmen. Grundsätzlich lassen sich Dateien in beiden Systemen bequem hochladen und auf Wunsch kategorisieren. Alle Dokumente lassen sich versionieren.

Generell werden auch beim Thema Dokumente die unterschiedlichen Konzepte sichtbar.

In Confluence werden Dokumente an einzelne Seiten gehängt und man kann sich alle Dokumente eines Spaces anzeigen lassen.

BlueSpice arbeitet dagegen mit einer zentralen Dateiverwaltung: Alle hochgeladenen Dateien werden in einem Namensraum für Dateien verwaltet und sind so für alle Bereiche verfügbar und durchsuchbar. BlueSpice unterstützt die Verwaltung mit einer eigenen Managementseite (Extended Filelist).

Wieder gilt das MediaWiki-Prinzip, Dokumente primär zu teilen und nicht in Berechtigungscontainer zu stecken. Trotzdem lassen sich auch in BlueSpice Dokumente einzelnen Namensräumen zuordnen. So können Leserechte eingeschränkt werden, so dass wie bei Confluence nur Nutzer mit Leserechten für einen Namensraum die dazugehörigen Dokumente finden und öffnen können.

Für Unternehmen ist immer der Umgang mit Office-Dokumenten ein wichtiges Thema. Generell lassen sich Office-Dokumente hochladen, durchsuchen und einbinden. Bei der Bearbeitung öffnet sich beispielsweise eine Word-Datei automatisch mit Word. Damit die Datei dann ohne neuerliches hochladen wieder im Wiki abgespeichert werden kann bedarf es einer eigenen Erweiterung, die beim Kunden eingerichtet werden muss. Dies wird in der Regel mit einer WebDAV-Erweiterung erledigt, die für Confluence und BlueSpice zur Verfügung steht.