BlueSpice MediaWiki vs. Confluence:
Die Wiki-Alternativen – Teil 1

Praktisch jedes Unternehmen muss Wissen oder Prozesse (beispielsweise für Zertifizierungen) von und für seine Mitarbeiter dokumentieren und diesen zugänglich machen. Die Herausforderung ist dabei immer die Gleiche: Wie lässt sich dieses Wissen möglichst einfach und intuitiv dokumentieren? Wie lässt sich das Erstellte auch einfach durch verschiedenste Kriterien wiederfinden? Ist das gewählte Lizenzmodell finanzierbar und im Einklang mit den zu erwartenden Ergebnissen?

Die Geschichte von BlueSpice geht auf den Wunsch von Unternehmen zurück, diese Ziele im Unternehmen mit Hilfe der Idee der Wikipedia zu erreichen. Das System sollte lokal, vor Ort und umfassend genutzt werden können. Um diese Nachfrage zu erfüllen, entwickelt und vertreibt die Hallo Welt! aus Regensburg seit 2007 Software, die genau die Power und Zuverlässigkeit der Wikipedia auf Enterprise-Niveau in Firmen bringt.

BlueSpice nutzt die jahrzehntelange Erfahrung der Online-Enzyklopädie, deren Ursprünge bis 2001 zurückgehen und heute über 61 Millionen Artikel beinhaltet mit Millionen Seitenaufrufen pro Tag. Benutzer aus der ganzen Welt haben dabei wesentlich die Art und Weise geprägt, wie Artikel erstellt und wie die Suche oder Verlinkungen genutzt werden. Die Softwarebasis für Wikipedia ist die freie MediaWiki Software auf Basis der GNU General Public License.

Die Entwicklung von BlueSpice kann und konnte damit stets auf die aktuellen Entwicklungen von MediaWiki zurückgreifen und gibt im Gegenzug eigene Entwicklungen wie die diversen Administrationstools („Manager“ genannt) an die Community zurück. Beispiel hierfür sind etwa der PermissionManager oder die Integration der verbreiteten Elasticsearch- / OpenSearch-Suchfunktion. Das Open-Source-Modell bietet langfristige Sicherheit für beide Seiten und macht BlueSpice zu einer Enterprise-Software mit echter Open-Source-Basis.

Enterprise Software bedeutet dabei nicht nur Professionalität, Stabilität und Zuverlässigkeit, sondern auch (neben einem freien Lizenzmodell) bezahltem und bezahlbaren Support und Subskriptionsmodelle für Unternehmen jeder Größe. Typisch deutsch dabei mag sein, dass Unternehmen und Organisationen dabei auch ausgereifte Prozessbeschreibungen, Corporate Governance, Handbücher oder die Dokumentation von ISO-Zertifizierungen mit BlueSpice umsetzen können.

Die Geschichte von Confluence weist einen anderen Weg auf. Das Australische Unternehmen Atlassian veröffentlichte Confluence im Jahre 2004 und kann damit ebenfalls auf einen langen und reichen Erfahrungsschatz zurückgreifen.

Allerdings adressierte Confluence stets ausschließlich den Geschäftskundenbereich. Kunden können die Software sowohl lokal, also On Premises, als auch über Atlassians Cloud nutzen. Die Basis der Software ist eine Eigenentwicklung und Closed Source, also nicht einsehbar oder über die Community wartbar. Eigene Beiträge sind in der Regel nicht möglich. Wer Änderungen braucht, muss Atlassian oder deren Partner dafür beauftragen. Nicht immer ist das möglich.

Dafür glänzt Confluence mit einer Schnittstelle zum hauseigenen Ticket-System Jira, ebenfalls ein Produkt von Atlassian mit eigenem Lizenzmodell, welches für Issue Tracking und Projektmanagement verwendet wird. Von Anfang an stand Confluence im Wettbewerb zu Microsoft-Produkten wie SharePoint oder anderen Portalsoftware-Anbietern. Atlassian positioniert sich mit Confluence als Softwareanbieter für die IT- und Softwareentwicklerszene bei Unternehmen, die agile Organisationsprinzipien umsetzen möchten. Die Ausgereiftheit und den durchaus hohen Integrationsgrad der Software bezahlt der Anwender mit hohen Einstiegspreisen und geringer Flexibilität.

Visuelle Editoren sind heute de facto Standard und werden von beiden Produkten unterstützt. Dennoch gibt es weitere Möglichkeiten und Feinheiten, auf die im Weiteren eingegangen wird.

BlueSpice: What-you-see-is-what-you-get (WYSIWYG), Standard-Wiki-Tools, Scripting und APIs, Draw-io

Der auch in MediaWiki vorhandene visuelle Editor bietet den Nutzern in BlueSpice durch Anpassungen deutlich mehr Komfort. Grafische Übersichten, Entscheidungsbäume, Prozess- oder Flussdiagramme werden beispielsweise mit dem browserbasierten Zeichenprogramm diagrams.net (ehemals draw.io) eingebettet, das ebenfalls als Open Source zur Verfügung steht. Mit wenigen Klicks lassen sich über die Funktion „Droplets“ zahlreiche dynamische Elemente, Dokumente, Aufgabenlisten oder ganz einfach Videos einbinden.

Für Anwendungen z.B. in der Chemie wird für das Rendering die API von Wikimedia verwendet, um chemische Formeln korrekt darzustellen. Die Möglichkeiten mathematische Formeln, Unterschriften oder sogar Musiknoten und Hieroglyphen einzufügen, folgen dem Standard von MediaWiki. Und natürlich können Power-User mit „WikiText“ arbeiten.

Ebenfalls exemplarisch für die Innovationskraft freier Software ist die Diskussion in der Community über einen Editor, mit dem Anwender simultan, kollaborativ und gleichzeitig in Dokumenten arbeiten können. Google Documents, Microsoft 365, OnlyOffice oder Collabora machen es vor. Ausgehend von dieser Diskussion der Community arbeitet Hallo Welt! bereits an der Umsetzung des simultanen Schreibens ab einer der kommenden BlueSpice-Versionen.

Confluence: Der Standard in vielen Unternehmen, viele Funktionen, aber wenig flexibel und teuer

In Confluence ist kollaboratives Editieren bereits möglich: Nutzer können gleichzeitig an einem Text schreiben. Überhaupt war der Editor von Confluence lange Zeit wegweisend für Wissensmanagementsysteme. Viele Kunden haben sich deshalb für die australischen Software entschieden, die auch erweiterte Funktionen mitbringt: Seiten lassen sich in Spalten und Bereiche einteilen, zahllose Makros erweitern den Funktionsumfang. Wenig Spaß macht jedoch das Backend: Weil Confluence eine recht komplexe, interne Dokumentenstruktur aufbaut, ist die Verwaltung der dafür notwendigen Metadaten kompliziert.

Insgesamt geht Confluence mehr in Richtung eines Content-Management-Systems, ähnlich wie Microsoft SharePoint und andere Portallösungen.

Auch diagrams.net ist bei Confluence erhältlich, getreu dem Geschäftsmodell ist dieses hier aber ein externes, kostenpflichtiges Plugin.

Eine professionelle Suche, um vorhandene Inhalte zu erkennen und zu finde, ist ein wesentliches Erfolgskriterium. Nicht nur um Wissen einfach zugänglich zu machen, sondern auch für die Akzeptanz des Verwendeten Werkzeugs. Diese steht und fällt mit dem Erlebnis der Nutzer.

BlueSpice: Open-Source-Power dank OpenSearch

BlueSpice bietet dem Nutzer von Beginn an sehr viele Optionen beim Suchen, die woanders oft erst mit kostenpflichtigen Plugins erhältlich sind. Die erweiterte Suche mit OpenSearch (eine Abspaltung von der marktführenden Suchmaschine Elasticsearch) wurde dabei von Hallo Welt! entwickelt. Sie wurde wie oben beschrieben auch „upstream“ an Wikimedia-Community zurückgegeben.

Eine Autocomplete-Funktion erlaubt es, Suchergebnisse schon bei der Eingabe anzuzeigen. Potenzielle Suchergebnisse sind dabei von vornherein filterbar, Ergebnisse lassen sich mit wenigen Klicks nach Dokumenttyp, Autor oder Kategorien filtern.

Darüber hinaus steht die Nutzung von Metadaten, also semantischen Daten, im Mittelpunkt der Suche und ist ein wichtiger Bestandteil der (kostenpflichtigen) Pro-Version. Auch hier liefert die Search-Engine performante Ergebnisse. Und um das natürliche Arbeiten zu unterstützen, gibt es eine Liste aller Trefferseiten oder eine Suche nach bestimmten externen Links, um diese gegebenenfalls korrigieren zu können.

Auch Weiterleitungen, ein wichtiges, aus der Wikipedia bekanntes Konzept im Umgang mit gleichbedeutenden Begriffen, sind ebenfalls im Standard enthalten und tragen damit zur Verbesserung der Suchergebnisse bei. So lässt sich (permanent) etwa von „Reisekostenerstattung“ auf „Reisekosten“ weiterleiten, ohne dass der Benutzer einen weiteren, lästigen Klick erledigen muss.

Die Erfahrung aus der Wikipedia zeigt auch, dass ein ständig verfügbares, für alle Nutzer identisches und im ganzen Wiki einheitliches Navigationsmenü wichtig ist. Als Bestandteil von BlueSpice gibt es den Nutzern eine verlässliche Orientierungshilfe.

Confluence: Viele Arbeitsbereiche als Konzept

Beim Thema Navigation ist Confluence einen anderen Weg gegangen: Um dort aus einem personalisierten Arbeitsbereich herauszukommen, muss man in Confluence zuerst in das Bereichsverzeichnis klicken – ein Prozess, der die Navigationsstruktur des Anwenders immer wieder verändert und sie damit für den Nutzer komplexer und unverständlicher macht.

Im Gegenzug ist bei Confluence das Arbeiten in Gruppen im Fokus und zeigt damit auch den unterschiedlichen Ansatz wie Wissen dokumentiert werden soll – wenn man einmal gefunden hat, wonach man suchte. Hier spielen sich Navigation und Suche aus Anwendersicht nicht immer optimal in die Hände. Confluence setzt auf die Search Engine Lucene und bietet ebenfalls gute Ansätze mit Suchen und Filtermöglichkeiten in Dokumenten. Weiterleitungen sind jedoch nur über ein kostenpflichtiges Plugin erhältlich.

Beide Systeme bieten bewährte Konzepte zur Strukturierung von Inhalten. Unterseiten, Bereiche, Spaces, Seitenvorlagen zur Vorstrukturierung von Artikeln, Kategorien und vieles mehr.

BlueSpice: Schnell auffindbares Unternehmenswissen, möglichst zentral gehalten

Das Grundprinzip in BlueSpice ist es, nicht zu viele separate Bereiche einzurichten. Eine solche Sonderbehandlung erhält nur, was nicht in die primären Suchergebnisse soll, sei es durch rechtliche oder inhaltliche Abgrenzung (beispielsweise die Prozesse der Personal- oder Buchhaltungsabteilung). Dies scheint zunächst ungewohnt, entfaltet aber, wenn der Wissenspool eine Zeitlang in Betrieb ist, positive Effekte. Nutzer beschreiben oft, dass mit BlueSpice Inhalte schneller gefunden werden und Wissen dem Wiki-Gedanken entsprechend für ihre Arbeit zeitnah und einfach verfügbar ist.

Bereiche, auch Namensräume genannt, sind zunächst für technisch spezifische Inhaltsgruppen aufzuteilen (z.B. Dateien / Anhänge, Benutzerseiten oder Kategorien). Sie werden auch genutzt, um alle Blogbeiträge zu separieren, ein Archiv einzurichten oder für Protokolle von Arbeitsgruppen. Im Unternehmensalltag werden sie auch oft für Handbücher mit bestimmten Nutzerrechten oder für Arbeitsgruppen (z.B. die Unternehmensleitung) eingerichtet. Sie können nicht nur mit Rechten, sondern auch mit speziellen Erweiterungen, wie einer Workflow- und Freigabe-Funktion, ausgestattet werden.

BlueSpice schafft zwar Raum für jedes beliebige Thema, drängt aber die Nutzer sich wie in der Wikipedia auf gemeinsame Begriffe zu einigen. Dort richtet die Community auch „Begriffsklärungsseiten“ ein, wenn es unterschiedliche Seiten zu einem Thema gibt. Auf diesen Seiten werden redaktionell die Artikel gesammelt, die unter dasselbe Stichwort fallen, und Links zu den jeweiligen spezifischen Seiten gelegt. Im Unternehmenskontext bedeutet das, dass beispielsweise bei einem Begriff „Lesebestätigung“ Links zu den Einträgen „Lesebestätigung (Software Plug-in)“ und „Lesebestätigung (Prozessbeschreibung)“ gelegt werden, über die Nutzer und Autoren schnell die zentralen Seiten mit dem jeweiligen Unterthema finden. Damit werden Querverbindungen sofort sichtbar und die Zeit der Suche nach dem Wesentlichen verkürzt.

Das Vorlagensystem von BlueSpice bietet auch die Möglichkeit, Textbausteine zentral zu erstellen, um diese dann in verschiedenste Dokumente einzubinden – ohne den Text zu kopieren. Ein wichtiger Faktor für die Pflege bei Aktualisierungen.

Kunden, die auf abgetrennte Arbeitsbereiche angewiesen sind, bietet BlueSpice mit einer zusätzlichen Farm-Funktion Möglichkeiten, zentral weitere Wikis einzurichten, die als separierte Workspaces genutzt werden können.

Confluence: Stellt Wissens-Container für Teams breit

Solche Bereiche (Spaces) sind das strukturierende Grundkonzept von Confluence. Die Idee dahinter ist, für Themen und Gruppen abgegrenzte und schützbare Bereiche zu schaffen. Diese Bereiche können kategorisiert, beobachtet und mit besonderen Funktionalitäten, wie beispielsweise einem Gruppenblog ausgestattet werden.

Für jeden Bereich sind eigene thematisch abgestimmte Navigationen möglich. Diese Bereiche lassen sich auch separat sichern und archivieren. Durch den Ansatz der Wissens-Container besteht aber naturgemäß die Gefahr der Inselbildung (Silos), welche nur durch eine entsprechende Suche beziehungsweise durch passende Suchbegriffe, die man kennen oder einrichten sollte, überwunden werden kann.

Ein Alleinstellungsmerkmal von BlueSpice ist seine Buchfunktion (Bookshelf). Damit lassen sich Einzelartikel zu Sammlungen zusammenfassen – mit Kapitel und Unterkapiteln. Die Nutzer können dann über eine Kapitelnavigation Seiten ansteuern, das Buch lesen und durchsuchen.

Mit derartigen Online-Büchern erhalten Leserinnen und Leser eine abgeschlossene und linear angeordnete Sammlung von Wissen zu einem Thema. Außerdem bekommen die dort zusammengetragenen Informationen ein deutlich höheres Maß an Verbindlichkeit. Daher wird die Buchfunktion da eingesetzt, wo Abteilungen zu pflegende Inhalte von der freien Wissenssammlung optisch und redaktionell abgrenzen möchten. Wenn eine Seite zu einem Buch gehört, sehen die Leser sofort, dass es sich um einen für die Unternehmensorganisation verbindlichen Inhalt handelt. Beispiele hierfür sind Corporate Identity Beschreibungen, IT-Services-Prozesse, Vorgänge im Zusammenhang einer ISO-Zertifizierung oder auch das simple Onboarding von Mitarbeitern.

Praktischerweise können die Bücher in verschiedenen Formaten exportiert werden. Mit Dateianhängen, Inhaltsverzeichnissen und Deckblättern, beispielsweise um ein aktuelles Notfallhandbuch im Betrieb auszuhängen. Ein für Audits nicht zu unterschätzender Faktor der Konsistenz.

Generell ist der anpassbare PDF-Export, mit dem qualitativ sehr hochwertige Dokumente erzeugt werden können, ein Aushängeschild von BlueSpice.

Lesen Sie weiter im zweiten Teil, wie sich BlueSpice und Atlassians Confluence bei den Themen Rich Articles, Reporting, Dokumentenmanagement und Metadaten unterscheiden.

Die Hallo Welt! GmbH ist das Unternehmen hinter der Open-Source Enterprise-Wiki-Software BlueSpice, die mit über 1 Mio. Downloads in mehr als 160 Ländern verbreitet ist. Das Regensburger Unternehmen baut seit 2007 kollaborative Software für Wissensmanagement und Online-Dokumentationen.